Tra down del sistema di agenzia dell’entrate e le incomprensioni tra clienti e fornitori tuttavia, i primi 20 giorni di fatturazione elettronica sono stati superati e siamo sicuri che, come in ogni cambiamento, solo il tempo e l’esperienza potranno portare a regime questa novità.

Nel contenuto di oggi parleremo di un aspetto non ancora compreso del tutto, le ricevute che riceviamo dopo aver inviato, al sistema di interscambio dell’agenzia delle entrate, la nostra fattura elettronica.

Dopo aver spedito la fattura emessa riceviamo dei messaggi/ notifiche/ ricevute sull’esito del nostro invio.

Queste notifiche sono di tre diversi tipi e ci diranno se la nostra fattura è stata compilata correttamente oppure c’è qualche errore, motivo per cui ci toccherà rifarla.

Le tipologie di ricevute sono le seguenti:

• ricevuta di mancato recapito;
• ricevuta di consegna;
• ricevuta di scarto.

Passiamole in rassegna e vediamo una per una qual è il loro significato e cosa bisogna fare dopo averle appunto ricevute.

Il momento della ricezione della fattura elettronica è importantissimo soprattutto per chi opera in regime IVA poiché la data di ricezione della fattura elettronica rappresenta i

Il momento nel quale registrare contabilmente le fatture ovvero quello nel quale detrarre l’IVA.

Fattura elettronica: la ricevuta di consegna

La prima situazione che andiamo ad esaminare è quella in cui tutti i titolari di partita iva vorrebbero trovarsi dopo aver emesso una fattura: la ricevuta di consegna.

Una volta inviata la fattura elettronica ed ottenuta la ricevuta di consegna infatti il fornitore è sicuro che la sua fattura sia stata emessa correttamente e ricevuta dal cliente.

Per far ciò, il fornitore dovrà aver inserito oltre a tutti i tradizionali dati della fattura in maniera corretta, il codice destinatario comunicatogli direttamente dal cliente. E’ comunque possibile che il cliente abbia inserito il proprio codice destinatario come indirizzo al quale ricevere le fatture sulla propria pagina di fatture e corrispettivi.

Ricevendo quindi la ricevuta di consegna il fornitore ha completato il processo di fatturazione perchè la fattura elettronica è stata recapitata al destinatario.

Il sistema di interscambio invierà una “ricevuta di consegna” che conterrà la data specifica di consegna della fattura. La stessa informazione sarà resa disponibile anche al destinatario della fattura o tramite pec o tramite codice destinatario.

La data di consegna della fattura sarà quindi fondamentale per la registrazione contabile e per la detrazione dell’IVA.

Facciamo un esempio:

L’azienda XXX  liquida l’IVA mensilmente e acquista merce dall’azienda YYY il 28 Gennaio del 2019. La fattura che viene datata il giorno dell’effettivo acquisto, ovvero il 28 gennaio 2019, viene emessa e trasmessa al sistema di interscambio il 4 febbraio 2019 e viene recapitata al destinario il 5 Febbraio 2019.

L’azienda XXX potrà quindi registrare contabilmente la fattura entro il 15 Febbraio per poter detrarre l’IVA a credito nel mese di febbraio. ( l’IVA detratta fa riferimento al mese di Gennaio).

In questi casi ricordiamo comunque che il fornitore, qualora riceva la notifica di mancato recapito può ritenersi certo dell’avvenuta emissione della fattura.

Fattura elettronica: la ricevuta di mancata consegna

La seconda casistica che andiamo ad esaminare si riferisce alla notifica di mancato recapito.

In questo caso, potete tirare un sospiro di sollievo, la fattura elettronica è stata correttamente trasmessa e ricevuta dal sistema d’interscambio ma non è stata recapitata al cliente.

Questa situazione può verificarsi per esempio quando non possediamo il codice destinatario del cliente e quindi emettiamo la fattura inserendo il codice “0000000”.

In questo caso si sta emettendo una fattura o nei confronti di privati oppure nei confronti di titolari di partita iva in regime forfettario che non hanno aderito alla fatturazione elettronica o che non manifestino la volontà di ricevere fatture elettroniche o di cui non disponiamo il codice destinatario.

La fattura comunque è stata emessa correttamente, e rimarrà a disposizione del cliente sul portale fatture e corrispettivi.

Inoltre, nel caso in cui emettessimo una fattura elettronica nei confronti di un soggetto extra italiano e quindi inserendo come codice destinatario “xxxxxxx” ci troveremo a ricevere anche in questa situazione una ricevuta di mancato recapito.

Riassumendo quindi, la ricezione di una ricevuta di mancato recapito non implica che la fattura non sia stata emessa correttamente (almeno dal punto di vista formale) ma significa che il sistema d’interscambio non è riuscito a recapitarla al cliente. La fattura è comunque stata emessa ed è a disposizione del cliente sul portale fatture e corrispettivi.

In questo caso consigliamo a chi emette la fattura, qualora dovesse ricevere un messaggio di mancata consegna della fattura, di comunicare al destinatario che la fattura è a sua disposizione nell’area riservata sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

La data di consegna della fattura elettronica è rappresentato dal momento in cui il destinatario della fattura prende visione della stessa nell’area web riservata al destinatario.

Facciamo un esempio pratico:

L’azienda XXX  che liquida l’IVA mensilmente, acquista merce dall’azienda YYY il 26 Gennaio del 2019. La fattura che viene datata il giorno dell’effettivo acquisto, ovvero il 26 gennaio, viene emessa e trasmessa al sistema di interscambio il 27 gennaio 2019 ma non viene recapitata al cliente.

Il sistema di interscambio la mette a disposizione del destinatario nell’area riservata del sito web dell’agenzia delle entrate.

L’azienda XXX prenderà visione della fattura solo il 4 febbraio, data a partire della quale il destinatario potrà procedere alla registrazione contabile della fattura.

Attenzione però! 

Per i contribuenti minimi e forfettari o per le categorie di contribuenti esonerati dagli obblighi IVA non si considera la data di avvenuta presa visione della fattura. La data di ricezione della fattura coincide con quella di messa a disposione nell’area web riservata dell’agenzia delle entrate.

I condomini e gli enti non commerciali privi di partita che svolgono attività istituzionali vengono trattati come i consumatori finali quindi anche per loro vale la data di messa a disposizione della fattura sul sito dell’agenzia.

Fattura elettronica: la ricevuta di scarto

Eccoci, arrivati alla ricevuta che nessuno vorrebbe mai ricevere dopo aver emesso una fattura, la notifica di scarto.

Quando il titolare di partita iva riceve questa ricevuta significa che qualcosa è andato storto, la fattura non è stata compilata correttamente e si dovrà procedere alla sua correzione.

È importante che in queste situazioni si abbia un riscontro abbastanza veloce da parte del sistema d’interscambio e su questo punto l’agenzia dell’entrate, per fortuna, ha rassicurato gli utenti. La notifica di scarto infatti solitamente arriva dopo qualche ora.

Alcuni esempi classici per le quali le fatture solitamente vengono scartate sono:

• Mancanza di un dato obbligatorio;
• Data d’invio successiva a quella effettiva;
• Non congruenza tra i dati (es. indicando l’aliquota iva 0% ma non indicando il motivo per il quale non è stata applicata);
• Utilizzo di caratteri speciali non riconosciuti dal sistema (es. non utilizzare “€” nella riga prestazioni);
• Codice destinatario in minuscolo.

È importante in questo contesto ricordare che il sistema d’interscambio non controlla i dati inseriti, il suo controllo fa riferimento solo alla forma della fattura e controlla solo che i dati obbligatori siano inseriti.

L’unico controllo sostanziale fa riferimento all’esistenza del codice fiscale o della partita iva.

Ricordiamo che ricevendo la ricevuta di scarto, la fattura automaticamente si considera non emessa.

Vi starete adesso chiendo: ” Cosa devo fare dopo una ricevuta di scarto?” Purtroppo dovremo procedere alla modifica della fattura e quindi al renvio.

L’invio di una fattura elettronica seguito da una ricevuta di scarto

Non preoccupatevi, lo scarto di una e-fattura non è un dramma.

In questo primo periodo avviene spesso. Vediamo quindi cosa fare per il reinvio.

È bene ricordare che ai fini fiscali, una fattura scartata non ha nessun valore e la fattura si considera come non emessa. Inoltre, anche se la notifica dovesse arrivare in ritardo (distanza di qualche giorno) chi emette la fattura non rischia sanzioni per tardiva fatturazione.

L’agenzia dell’entrate in molti dei suoi comunicati sul tema fatturazione elettronica ha confermato che chi riceve una notifica di scarto ha 5 giorni di tempo per rinviare la fattura senza essere soggetto ad un sanzione.

Quando si ricevono le notifiche di corretta emissione?

In questo primo periodo è indubbio che i disagi sono stati molti e le tempistiche molto più dilatate ma siamo sicuri che quando il sistema sarà perfettamente rodato ed i contribuenti prenderanno la mano, dover fatturare sarà semplice e velocissimo.

Ad oggi i tempi tecnici per l’invio da parte del sistema di interscambio delle notifiche di corretta emissione della fattura sono gli stessi di quelli per la notifica di scarto.

Raccomandiamo ai clienti di non essere ansiosi se non ricevono subito la notifica agenzia dell’entrate perchè le fatture devono essere prima elaborate. Per questo primo periodo le tempistiche di risposta possono arrivare fino a cinque giorni lavorativi.

Inoltre, nel caso in cui nonostante l’inserimento del codice destinatario del cliente la fattura non arrivi nei tempi previsti, il documento sarà disponibile su fatture e corrispettivi.