Sia che tu sia un dipendente o a maggior ragione un libero professionista il tempo è molto prezioso. Si tratta di una risorsa limitata e dobbiamo necessariamente imparare a gestirlo nel migliore dei modi. Moltissimi manager e guru hanno scritto sulla gestione del tempo predicando le tecniche più disparate per migliorarla.

Ma cosa è che ci distoglie dal nostro lavoro facendoci letteralmente perdere di vista ciò che stavamo facendo. Chi è il ladro del nostro tempo?

Cosa sono i ladri di tempo

A fine giornata spesso ci si ritrova a non aver completato nemmeno la metà dei task che ci eravamo prefissati. Nonostante la nostra minuziosa programmazione sulle cose da fare ci ritroviamo sempre di fronte a imprevisti o altre azioni che ci fanno perdere di mira quello per cui ci eravamo seduti alla nostra scrivania.

In tutte le attività, ci sono dei comuni fattori che rallentano il lavoro e vengono chiamati “ladri di tempo” perché appunto rubano il nostro tempo senza che ce ne rendiamo conto.

Imparare a proteggersi dai ladri di tempo è forse uno degli esercizi più difficili da imparare. Il primo passo è riconoscerli, capire dove e chi ci ruba il tempo è fondamentale per ricominciare ad essere padroni del nostro tempo.

È chiaro che alcuni ladri di tempo vanno oltre il nostro controllo: non potremo mai sapere se per strada incontreremo traffico per un incidente. Gli imprevisti ci sono e non possono essere gestiti o organizzati, ma la maggior parte dei ladri può essere controllata.

Capiamo quali ladri possiamo tenere sotto controllo.

Telefono

Il telefono, oggi, rappresenta due ladri di tempo in uno. Ad esempio, un ladro di tempo può essere rappresentato dalle interminabili call improvvise con i clienti che, per carità, fanno parte del lavoro, ma potremmo invitarli a fissare un appuntamento e richiamarli successivamente, in modo tale da mettere in agenda tutte le telefonate una dopo l’altra senza che ciò interrompa le nostre attività.

Il telefono, poi, come distrazione derivante dai social, mail ecc.. Capita spesso di aprire un post su facebook ad un orario e ritrovarsi ore dopo a guardare ancora le foto profilo dei nostri ex compagni delle elementari. 

Gestire al meglio questo ladro di tempo è fondamentale.

Colleghi

Un altro esempio tipico di ladro di tempo è rappresentato dal collega che si avvicina piano piano sussurrandoci “Ti chiedo giusto un’informazione”. Spesso, viene anche utilizzata l’espressione “Ti rubo giusto un minuto”.

Dopo quel minuto si finisce spesso a parlare d’altro o ci si accorge che il problema ha bisogno di molto più tempo per essere affrontato.

Anche a costo di sembrare scortesi, a volte, è meglio dire di no e rimandare ad un momento diverso per poter affrontare il tutto con calma e a mente libera.

Saper riconoscere i propri ladri

I precedenti sono solo due dei ladri di tempo che ognuno di noi può testare. Ne esistono molti altri. C’è anche, per esempio, chi si distrae guardando le mosche che volano. Per sconfiggere i ladri di tempo è necessario prima conoscerli. Ognuno ha i propri. Prendersi del tempo per identificarli, ti assicuriamo, non sarà una perdita di tempo, anzi.

Si può recuperare il tempo?

La domanda ha una risposta unica e già ne conosciamo la risposta: no. Il tempo non si può recuperare perché non si tratta di una perdita. Il tempo non si perde, il tempo viene speso.

Dobbiamo imparare che noi spendiamo il tempo che abbiamo a disposizione e così, come per il denaro, dobbiamo imparare a spenderlo nel migliore dei modi.

Se sperperiamo il nostro tempo, naturalmente, dovremo rinunciare ad altre cose importanti, a partire dalla propria vita personale, cosa non proprio piacevole. Il tempo che abbiamo speso male potrà essere recuperato nei giorni seguenti, ma saremo costretti a fissare nuovi obiettivi e a rispettare nuove scadenze. Dovremo riorganizzare al meglio le nostre giornate. 

Alcuni modi per salvarsi dai cosiddetti ladri di tempo o, per meglio dire, gestirli al meglio sono i seguenti.

Possono sembrare scontati, letti e riletti, ma ti assicuriamo che spesso una rinfrescata non fa mai male. 

• pianificare la giornata
• stabilire le priorità
• non cercare di essere perfezionista (le cose fatte bene lo sappiamo tutti, sono le migliori. Non bisogna però essere ossessionati, se abbiamo poco tempo a disposizione badiamo alla sostanza e non alla forma)
• delegare

Concentriamoci sull’ultimo punto, delegare.

Imparare a delegare è forse l’unica arma efficace che ti farà recuperare del tempo. Al crescere delle attività, la gestione del tempo diventa sempre più importante e i ladri di tempo saranno sempre lì dietro l’angolo. Formare delle persone, imparare a delegare sarà fondamentale per poterti concentrare sulle tue attività.

La delega, però, è un’arma a doppio taglio, i dipendenti e i collaboratori potrebbero chiederti aiuto e rubarti del tempo. Assicurati di aver posto gli obiettivi da raggiungere e che questi siano chiari.

Imparare a gestire il tempo

Potremo leggere molti libri, guardare altrettanti video su YouTube e ascoltare mille podcast, ma ognuno di noi ha un proprio modo di gestire le cose, un proprio ordine mentale. E’ altrettanto vero, però, che le azioni che rubano del tempo, le distrazioni inutili, quelle sì sono le medesime.

Ciò che dobbiamo accettare, quindi, è che viviamo in una spirale fatta di impegni, stress e insoddisfazioni che spesso non ci portano da nessuna parte. La chiave giusta è trovare il nostro equilibrio e riuscire a sprecare meno tempo possibile.

La partita non si gioca all’esterno ma dentro di noi. Partire dalla gestione delle emozioni e delle nostre ansie è sicuramente un buon inizio.

Abbiamo raccolto alcune tra le tecniche di gestione e organizzazione del tempo più famose dalle quali prendere spunto e creare la propria personale tecnica di difesa contro i ladri di tempo.

• La matrice di Eisenhower: si tratta di un metodo che aiuta a ordinare le priorità. Applicandola si riesce a dividere ciò che è urgente da quello che è superfluo e classifica le diverse attività della giornata in base all’importanza e all’urgenza.
• La tecnica del pomodoro: metodo di gestione del tempo a disposizione attraverso degli intervalli da 25 minuti. In questi minuti l’obiettivo è quello di concentrarsi solo su un’attività senza distrazioni. Quanti ci riescono?
• Agenda: amica che non può mai mancare. Scrivere sul calendar di Google o sulla nostra agenda cartacea gli impegni ci darà la rotta per organizzare al meglio i nostri impegni.

Il nostro consiglio è di delineare quali sono le azioni più importanti e di svolgerle quando sei al massimo. Non procrastinarle mai a fine giornata, quando non vorresti fare altro che staccare. Molte attività che pensi possano richiedere più tempo, vedrai, ne impiegheranno meno e riuscirai a recuperarne anche un po’ alla fine della tua giornata.