“Ciò che è importante raramente è urgente, ciò che è urgente raramente è importante”, è uno dei motti più famosi di Dwight Eisenhower, 34esimo presidente degli Stati Uniti. Eisenhower, però, ha verosimilmente elaborato questo aforisma durante la Seconda Guerra Mondiale. Infatti, all’epoca era impegnato in Europa, in qualità di comandante delle forze alleate. Gestire il tempo e scegliere le priorità da portare avanti, dunque, costituivano un tassello molto importante anche nella lotta per sconfiggere il nazismo. 

Si racconta, infatti, che colui che sarebbe diventato successivamente il presidente degli USA, per far fronte a tale problema dividesse il tavolo da lavoro in quattro settori. In tal modo selezionava le pratiche di cui doveva occuparsi lui personalmente, quelle che poteva affidare ad altri, quelle che poteva posticipare e, infine, che poteva cestinare. Da questa pratica è nata per l’appunto la matrice di Eisenhower. Oggi, si fa riferimento a questo strumento per educare a privilegiare, al posto dell’urgenza, ciò che è realmente importante.

Cos’ è il metodo Eisenhower?

La matrice di Eisenhower consiste, quindi, in una griglia all’interno della quale inserire le cose da fare, secondo diverse priorità, al fine di gestire meglio il tempo a disposizione e diventare più produttivi. Basta citare quanto realizzato da Eisenhower, prima di diventare presidente di una delle maggiori potenze mondiali, per comprendere quanto il suo metodo effettivamente abbia funzionato nel suo caso.

Grazie al suo input, infatti, si sono potuti realizzare i progetti poi sfociati nel sistema autostradale odierno, le tecnologie che hanno dato via ad Internet e i programmi utilizzati dall’Agenzia spaziale americana. 

Come anticipato, la principale distinzione realizzata da Eisenhower, e che si deve operare nel momento in cui si svolge un’attività, consiste nelle faccende importanti ed urgenti. Nelle prime vi rientrano quelle attività che cambiano da persona a persona, in base al valore che si attribuisce loro, e che sono legate al risultato da raggiungere rispetto ad una scala di priorità che ci si è prefissati.

Sostanzialmente, ci si riferisce a tutti quegli impegni che riguardano il raggiungimento dei propri obiettivi personali o professionali. Ad esempio, la frequentazione di un corso indispensabile per accrescere le competenze, oppure, la pianificazione delle vacanze da trascorrere con la famiglia.

Le faccende urgenti sono quelle, invece, che arrivano improvvisamente e, al contrario delle prime, hanno un carattere oggettivo. Dipendono, spesso, da fattori esterni, che richiedono l’attenzione nell’immediato ma anche una pianificazione nel lungo periodo, dal momento che concernono scadenze, crisi o problemi da risolvere. Un classico esempio può essere costituito dal termine stabilito dal governo per il pagamento delle tasse.

Come funziona il metodo Eisenhower?

Per comprendere meglio come funziona il metodo Eisenhower osserviamo da vicino i quattro quadranti in cui questo è suddiviso.

Nel primo quadrante vanno introdotte le attività urgenti ed importanti. Questo tipo di doveri, come già detto, richiede la nostra attenzione immediata, necessaria al raggiungimento degli obiettivi che ci si è posti. Le questioni che riguardano le crisi, i problemi e le scadenze possono essere, se pianificate bene, risolte o eliminate.

Alcuni esempi tipici possono essere:

• la macchina che si ferma nel bel mezzo dell’autostrada senza segnali di vita;
• la scadenza del pagamento delle tasse dell’impresa;
• un parto improvviso;
• il cellulare senza credito mentre si è bloccati in mezzo al traffico il giorno del colloquio di lavoro.

A parte gli eventi davvero improvvisi, gli altri possono essere anticipati con un minimo di organizzazione. Basta semplicemente cercare di appuntarsi, attraverso un calendario come google, le scadenze di tasse e la data di rinnovo del credito dello smartphone. Magari, si può stabilire quando effettuare la manutenzione dell’auto: sarà utile anche in caso di un parto anticipato.

Nel secondo quadrante, vanno inserite le attività non urgenti ma importanti. Sono quelle questioni che concernono, come abbiamo visto sopra, le relazioni sociali e il miglioramento delle competenze personali. Sostanzialmente, riguardano quelle attività che nel medio e lungo termine appagano la propria vita diminuendone lo stress.

Vi possono rientrare:

• lo svolgimento dell’attività;
• lo studio;
• la manutenzione della casa e dell’autovettura;
• la creazione di un piano di risparmio per la famiglia e per l’attività.

Si tratta di tutte quelle incombenze che solitamente posticipiamo perché non riteniamo urgenti. Dunque, non prestiamo la nostra attenzione fino a quando non diventano improrogabili. Questo modo di operare non è positivo, perché se ci prendiamo cura solo delle urgenze, non troveremo mai spazio per quelle cose importanti che ci rendono felici. Inoltre, se si tende a posticipare queste attività, si finirà con l’essere sommersi solo ed esclusivamente dalle pendenze che si sommano nella propria testa.

Dobbiamo, perciò, sforzarci di essere attivi e dedicare il tempo a quegli impegni che sono importanti, ma che sacrifichiamo pensando erroneamente di non avere tempo, facendoci trascinare dagli eventi e spesso perdendo il controllo della nostra vita.

Attività urgenti e non importanti devono essere collocate nel terzo quadrante. Vi rientrano quei compiti che meritano da subito la nostra attenzione, ma che non sono indispensabili per il raggiungimento degli obiettivi personali o professionali. Tali doveri dipendono dagli altri, nel senso che sottraggono energie per soddisfare spesso interessi di terzi e non i propri.

Per citare alcuni esempi:

• chiamate;
• messaggi;
• e-mail;
• collaboratori che interrompono il nostro lavoro per chiedere di risolvere un loro problema.

La maggior parte delle persone pensa che le suddette attività rientrino nel primo quadrante, ovvero, di quello delle attività urgenti e importanti. Si incappa in questo errore perché aiutare gli altri fa sentire molto spesso importanti. 

Il rischio consiste, poi, nel fatto che dedicarsi durante la giornata alle attività degli altri, ci farà perdere il tempo necessario per portare a termine i propri task. Potremmo rimanere indietro rispetto a quei compiti che abbiamo inserito tra quelli importanti. La soluzione è quella di imparare a saper dire di no. Bisogna mettersi al primo posto per poter vedere realizzati gli obiettivi che ci si è posti.

Nel quarto quadrante si trovano quelle attività che non sono né urgenti né importanti. Consistono in tutte quelle occupazioni che ci distraggono e che, quindi, ci fanno perdere del tempo prezioso.

Vi rientrano questi esempi:

• TV;
• navigazione su Internet;
• gioco con i videogames;
• scrolling su Facebook, Twitter e Instagram.

Tuttavia, sono delle attività che servono alla nostra “decompressione” e, dunque, non occorre eliminarle totalmente. Invece, a loro va assegnato un tempo ben preciso o si può benissimo sostituirle con altri svaghi più costruttivi, come può essere lo sport o la lettura. Una soluzione consiste nel dedicare un’ora al giorno a tale passatempo.

Vantaggi e svantaggi del metodo Eisenhower

Abbiamo visto come funziona la matrice di Eisenhower, metodo che viene utilizzato per lo più da chi occupa posizioni dirigenziali e che solitamente dispone di un tempo limitato. Quindi, per migliorare la gestione delle ore dedicate alla propria attività, oltre alle priorità da fissare per poter successivamente conseguire il risultato a cui si aspira, si può ricorrere ad uno strumento importante: delegare. 

Attribuire i compiti meno importanti ai propri dipendenti, infatti, offre come vantaggio principale quello di coinvolgerli maggiormente negli obiettivi dell’azienda. Ma è chiaro che si possono presentare anche degli svantaggi, perché non è semplice valutare quali compiti assegnare per ordine d’importanza o alle persone giuste. 

Quindi, potrebbero essere svolti in modo non soddisfacente, ancor di più se non determinati da delle scadenze. Non lasciamo che sia il nostro collaboratore a stabilirle da solo e a decidere il grado di importanza nei tempi della consegna della mansione. In definitiva, occorre stare attenti al fatto che le questioni importanti ed urgenti, se delegate, vengano attribuite a persone del team dell’azienda con il rischio di essere accantonate.

Conclusioni

Per poter applicare nel miglior modo il metodo Eisenhower dovremmo cominciare a sperimentarlo nell’arco di una settimana attraverso l’organizzazione della nostra vita e della nostra attività. Dobbiamo cercare di dare la priorità al quadrante 2 della matrice, per cominciare a capire se avviene quel cambiamento nell’approccio con le incombenze che riteniamo importanti e non urgenti. 

Ciò dovrebbe consentire di non coglierci impreparati nel caso si verifichino le urgenze del quadrante 1, essendo pronti ad affrontarle con calma. Inoltre, potrebbe permettere di bilanciare quelle attività che rientrano nel terzo quadrante, gestendo il tempo con assoluto controllo. E, soprattutto, non dovremmo sentire quel senso di frustrazione, come detto sopra, che attanaglia chi ha difficoltà a mettersi al primo posto perché vittima della “sindrome da bravo ragazzo”: pur di compiacere gli altri si sacrifica la propria felicità.

Infine, se tutto procederà come descritto, potremo ricavare l’ora di tempo tratta dal quadrante 4.  Ovviamente, agli svaghi compresi in quest’ultimo dovremmo avere, sin da subito, posto un limite, che ci avrà fatto risparmiare il tempo prezioso per dedicarlo a ciò che è realmente importante.