Quando si usa la nota di credito

In questi casi risulta necessario produrre una nota di variazione.

La nota di variazione, come la fattura, è un documento a tutti gli effetti e viene disciplinato dall’art. 26 del DPR n. 633/1972. Le correzioni, attraverso le note di variazione, possono essere fatte in diminuzione o in aumento. Da qui il nome nota di credito e la meno usata (di seguito vedremo perché) nota di debito.

Quando si usano le note di variazione

Le situazioni per cui sono necessarie delle note di variazione sono le seguenti:

• errori nel calcolo dell’imposta, nella base imponibile o nell’applicazione dell’aliquota IVA;
• applicazione di uno sconto al cliente che non è stato riportato in fattura;
• l’annullamento o la rescissione di un contratto;

Le note di variazione hanno le stesse caratteristiche delle fatture, quindi, devono riportare la data, devono essere numerate progressivamente e, inoltre, devono riportare il riferimento alla fattura originaria per la differenza dell’importo sbagliato, lo sconto o l’abbuono che è stato concesso al cliente.

Precisiamo, poi, che anche le note di variazione devono essere registrate e, quindi, devono essere riportate nei registri IVA e nel libro giornale negli stessi modi delle fatture.

Come detto in apertura, le note di variazione possono essere sia in aumento che in diminuzione. La nota in diminuzione si chiama nota di credito, quella in aumento nota di debito.

La nota di credito

Dopo l’emissione\registrazione di una fattura, se è necessario apportare delle rettifiche per una riduzione dell’imponibile, queste devono essere certificate attraverso l’emissione di una nota di credito.

I casi più comuni sono l’applicazione di uno sconto al cliente finale, l’errore di importo circa l’imponibile o l’IVA, la restituzione di merce da parte del cliente per svariati motivi.

La nota di credito, essendo una nota di variazione, come detto nel paragrafo precedente, non ha particolari requisiti di forma è può essere emessa nelle stesse modalità di una fattura apponendo la dicitura “nota di credito”.

In ogni caso, per essere emessa nella maniera corretta devono essere presenti:

• data e numero progressivo della nota di credito;
• le modifiche apportate all’imponibile e alla sua rispettiva imposta;
• il riferimento alla fattura che si va a variare;

In questo contenuto, merita di essere affrontato anche il tema della nota di debito che, anche se non molto usata, in delle occasioni si potrebbe avere la necessità di emissione.

La nota di debito

La nota di debito, in generale, dovrebbe essere emessa se è presente un aumento dell’imponibile e, di conseguenza, della sua rispettiva imposta. Questo aumento può essere causato da eventuali errori durante la fatturazione. In questo caso l’IVA, quindi, sarà minore rispetto a quella dovuta. Per regolare questa omissione, in generale, si emette una fattura integrativa sistemando la problematica.

Nella prassi, infatti, non si emettono spesso delle note di debito, in quanto alcune casistiche comporterebbero perfino delle sanzioni; l’emissione di tale documento, come detto prima, viene sostituita da quella di una fattura integrativa per superare il problema senza incorrere in complicazioni anche ai fini IVA.

In ogni caso, se doveste emettere una nota di debito, le linee guida e le modalità per la sua emissione sono le stesse per la nota di credito.