Cos’è un preventivo?

Il preventivo è un documento attraverso il quale il professionista o l’impresa presenta tutti i costi che il committente dovrà affrontare per ottenere un lavoro o più attività richieste. È, quindi, indispensabile che sia chiaro per conquistare il nostro potenziale cliente. 

Esistono diverse tipologie di preventivi legati ai diversi settori in cui si opera. Tutti, però, sono accomunati da un unico obiettivo: ottenere la fiducia di chi si rivolge a noi per l’acquisto di un prodotto o un servizio.

È importante, pertanto, cercare di ottenere il lavoro dal nostro futuro committente mediante dei semplici espedienti, il primo dei quali consiste nello stilare quello che per molti professionisti costituisce un vero e proprio biglietto da visita da consegnare alla potenziale clientela. 

Può sembrare molto semplice procedere alla redazione di tale documento. Tuttavia, per potere superare la concorrenza è necessario trovare la chiave giusta per far sì che questo produca gli effetti desiderati: concludere l’affare con chi ci ha cercato per essere soddisfatto.

L’importanza del preventivo

Poiché il preventivo al suo interno riporterà una stima dei costi del lavoro che si andrà ad effettuare, una volta incaricati dal committente è importante che questa si avvicini il più possibile al risultato finale che consegneremo al nostro cliente ma, allo stesso tempo, è opportuno che sia in un certo qual senso anche “attraente”. Pertanto, dobbiamo fare attenzione alla sua redazione.

Dalla scrittura del preventivo dipenderà, dunque, la sorte della nostra trattativa per ottenere l’incarico tanto atteso e desiderato. Quindi, dobbiamo fare in modo che nel documento che andremo a stilare siano comprese tutte le caratteristiche del prodotto o del servizio che andremo a fornire al nostro committente e, chiaramente, le condizioni di vendita o del pagamento per la prestazione della nostra attività.

La previsione dei costi che, dunque, verrà applicata alle varie voci sarà fondamentale. Come anticipato, la chiarezza è una delle caratteristiche imprescindibili, perché dobbiamo evitare che il nostro potenziale cliente possa confondersi davanti alle cifre che inseriremo nella stesura del preventivo che gli sottoporremo.

Dobbiamo, quindi, provare a specificare il più possibile le spese certe, ma anche quelle potenziali in caso di imprevisti, che il nostro committente potrebbe sborsare per l’attività richiesta. Sostanzialmente, attraverso il preventivo, dobbiamo saperci vendere bene. È necessario sottolineare la professionalità che offriremo con il nostro servizio oppure la qualità del prodotto che la clientela potrà costatare una volta consegnato.

Il rapporto qualità e prezzo della nostra merce o del nostro servizio dovrà fare la differenza. Annotiamoci, quindi, come promemoria, che nel momento in cui dovremo stilare il nostro preventivo sarà necessario puntare alla semplicità del nostro documento, che deve essere preciso e completo di tutte le spese. Ugualmente, però, non deve essere rigido. Uno spiraglio di flessibilità potrebbe aumentare la possibilità di essere scelti per il lavoro da svolgere.

Cosa scrivere in un preventivo

Dopo avere illustrato le caratteristiche principali che un preventivo deve possedere per attrarre la clientela, passiamo agli elementi indispensabili che dobbiamo riportare all’interno di un documento ben redatto. 

La data

Innanzitutto, un preventivo deve riportare la data in cui viene realizzato. Questo aspetto, a cui dovremo dare risalto, è essenziale, perché osservandolo il committente capirà anche l’atteggiamento che adottiamo nei confronti della sua richiesta: la nostra disponibilità sostanzialmente a risolvere anche quello che per la clientela potrebbe rappresentare un problema.

Rispondere, infatti, in tempi ristretti è un consiglio da tenere a mente. Se presenteremo la nostra offerta in un periodo relativamente congruo, da quando ci è pervenuta l’istanza del cliente, avremo verosimilmente più chances di assicurarci l’incarico tanto ambito e avremo staccato la concorrenza con un certo vantaggio.

La scadenza

Altro ingrediente da inserire in un preventivo è la scadenza. Può apparire a prima vista strano apportare un simile aspetto all’interno del documento che ci accingiamo a scrivere, ma ciò potrebbe restituirci un beneficio in termini di tempo. Se il nostro committente, infatti, non risponde anche lui in tempi ragionevoli, potremmo restare appesi per un periodo lunghissimo a tale speranza, facendoci sfuggire altre opportunità.

Inoltre, se si dilata in maniera sostanziale detta attesa, i prezzi dei nostri prodotti o servizi potrebbero nel frattempo avere subito un mutamento, come la stessa organizzazione della nostra attività che ci renderà impossibile accettare quella committenza che inizialmente poteva apparire redditizia.

I dati dei contraenti

A questo punto, dovranno essere riportati i dati delle parti: professionista/azienda e cliente. Come tantissimi altri documenti, i dati che identificano persone, imprese e società sono indispensabili. Dunque, dobbiamo stare attenti alla compilazione del nome, del cognome, della ragione sociale e della partita Iva. A questi vanno aggiunti i vari recapiti che serviranno per mettere entrambe le parti in contatto: indirizzo, numero di telefono fisso/cellulare ed e-mail.

Il prezzo

Dopo, va inserito l’elemento più importante: il prezzo della committenza richiesta. Certamente costituisce una delle componenti a cui va dato maggior risalto da parte del professionista o dall’impresa, ma è anche il principale dato all’interno del preventivo che viene notato dal potenziale cliente.

Come abbiamo già detto, i costi riportati all’interno di questo documento necessitano di una chiarezza, così pure le altre voci allegate. Non dimentichiamo, lo ripetiamo, di cercare di elencarle tutte per specificare alla fine il prezzo complessivo del prodotto o del servizio che presentiamo alla clientela. Il grassetto sarà il carattere che meglio lo evidenzierà rispetto alle altre spese.

Quando scriviamo i costi per tutte le attività offerte, dobbiamo precisare anche le imposte che il nostro regime fiscale ci impone di applicare e, dunque, l’Iva, i contributi INPS e la ritenuta d’acconto. Ricordiamo, ancora una volta, il consiglio summenzionato. La famosa flessibilità che può essere costituita da uno sconto oppure un omaggio per rendere la nostra offerta più appetibile. Evitiamo di essere irremovibili.

I costi aggiuntivi

Se vi sono dei costi aggiuntivi per lo svolgimento del nostro lavoro, dobbiamo assolutamente indicarli. Tentiamo, naturalmente, di creare uno spazio a parte per tali spese. Non scegliamo, come purtroppo capita spesso, di inserire un carattere più piccolo pensando di spaventare altrimenti con uno più grande il nostro committente. La trasparenza, se ben regolata, ci aiuterà anche ad ottenere la fiducia di chi dovrà assegnarci l’incarico. Dobbiamo, infatti, evitare che il cliente si accorga troppo tardi di quella che potrebbe considerare una “brutta sorpresa”.

Il metodo di pagamento

È arrivato il momento più interessante per noi. Come dobbiamo farci pagare per i prodotti o servizi offerti? Il metodo di pagamento è un dato che suggeriamo di inserire. Essere chiari con la committenza su questo punto, e sin da subito, aiuterà a non prendersi probabili cantonate. Sappiamo che in tempi difficili come quelli odierni, non sempre è semplice ottenere la retribuzione prevista.

Per tale motivo, consigliamo di inserire le modalità attraverso le quali ciò dovrà avvenire, quindi, bonifico bancario/postale, paypal, carta di credito oppure assegno. Introduciamo, se necessario, le spese che il nostro committente dovrà anticipare. Chiedere un anticipo prima dell’inizio del proprio incarico non è una scortesia. Sappiamo, infatti, che nella maggior parte dei casi dovremo probabilmente affrontare anche noi dei costi per rendere possibile ciò che il cliente si aspetta di ricevere.

I tempi di realizzazione

I tempi di realizzazione dell’incarico che ci verrà assegnato costituiscono pure degli elementi da tenere in considerazione nella compilazione del documento. Infatti, a seguito della sottoscrizione del preventivo e della firma del contratto di lavoro, inizieremo ad attivarci per rendere i prodotti o i servizi che ci siamo impegnati di effettuare. Ma se ci occorrerà altro tempo, per cui ciò avvenga, dobbiamo essere trasparenti. Per questa ragione, esortiamo ad inserire all’interno del preventivo anche tale eventualità. I ritardi e altri imprevisti, poi, possono dipendere da entrambe le parti.

La firma

Infine, non dimentichiamo di apporre la firma al documento da inoltrare al cliente via mail, oppure brevi manu. Una volta ricevuto il preventivo, il nostro committente dovrà approvarlo per produrre un effetto. 

Quindi, dobbiamo anche pensare a lasciare uno spazio in cui andrà posto il timbro e la firma che costituiscono l’atto di accettazione della nostra proposta. Raccomandiamo di fare sempre una copia del preventivo da conservare per sé stessi.

A questo punto, dovrà essere quasi fatta. Il nostro preventivo è stato redatto alla perfezione. Teniamolo in considerazione anche per un’altra opportunità simile o rendiamolo un modello a cui ispirarci nel caso di una richiesta totalmente differente. Chiaramente, dovremmo adattarlo a tutte le necessità che il caso potrebbe prospettarci. 

Stavolta, però, siamo giunti realmente alla fine. Abbiamo convinto il nostro cliente ad affidarsi alla nostra professionalità. Non dobbiamo fare altro che prepararci la biro per firmare il nostro contratto di collaborazione!