La conservazione delle fatture elettroniche

I contribuenti obbligati a fatturare elettronicamente hanno anche l’obbligo della conservazione elettronica (nello stesso formato di emissione, il formato xml) delle fatture, sia emesse che ricevute.

La conservazione elettronica a norma di legge non consiste nella semplice stampa del file di cortesia in PDF delle fatture e la conservazione nei soliti faldoni nell’archivio, oppure in una cartella sul nostro PC.

La conservazione elettronica si riferisce solo ed esclusivamente ai documenti che sono redatti direttamente in digitale come per esempio gli xml i cosiddetti documenti “informatici” che non hanno nessuna relazione con la materializzazione dei documenti su supporti cartacei. Ben diversa quindi dalla conservazione sostitutiva che invece si riferisce invece ai documenti che sono redatti in maniera analogica (come per esempio tutti i documenti che si utilizzavano prevalentemente fino al 2018. Le scansioni in PDF o in altri formati digitali).

La norma prevede che le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente entro e non oltre tre mesi dalla scadenza del termine di presentazione della dichiarazione dei redditi. Le fatture cartacee (per chi ancora ha la facoltà di scegliere come fatturare, se elettronicamente o in modo tradizionale) possono essere conservate sia tradizionalmente ovvero in formato cartaceo, sia elettronicamente.

Ne segue che per i forfettari che hanno scelto di avvalersi della fatturazione elettronica sarà obbligatorio conservare nello stesso formato le fatture elettroniche emesse e ricevute.

Come conservare elettronicamente le fatture

Considerato quindi che per chi emette fatture elettroniche è obbligatorio conservare le stesse nello stesso formato sorge spontanea la domanda: “come faccio a conservare elettronicamente le fatture emesse?”.

Molti software di fatturazione in commercio, come fatturazione24, garantiscono ad i loro clienti la conservazione elettronica dei documenti redatti o ricevuti con il software tuttavia ci sono diversi tool di fatturazione gratuiti o anche a pagamento che non garantiscono lo stesso trattamento ad i loro clienti.

Consigliamo quindi quando si sceglie un software di fatturazione di valutare se garantisca anche la conservazione elettronica dei documenti.

Nel caso in cui un contribuente volesse comunque usufruire di un tool di fatturazione elettronica che non garantisce la conservazione elettronica a norma di legge agenzia dell’entrate mette a disposizione un servizio di conservazione delle fatture. Questo servizio però non è valido se non attivato.

Qualora non aveste ancora un servizio di conservazione delle fatture elettroniche e doveste ancora scegliere come fare a conservare le fatture elettroniche emesse e ricevute consigliamo di attivare immediatamente il servizio di conservazione di agenzia dell’entrate. La procedura è semplice e veloce oltre che gratuita.

Consigliamo di attivare il servizio eventualmente anche a chi ha già garantito attraverso il proprio software privato la conservazione, non si sa mai.

Come aderire al servizio di conservazione elettronica di agenzia dell’entrate

Una volta entrati dentro la nostra area riservata “fatturazione e corrispettivi” sarà necessario cliccare su “fatturazione elettronica” e subito dopo accediamo alla sezione conservazione.

Una volta visualizzata la pagina dovremo porre le spunte sui due quadratini e cliccare su “invia” ed il gioco sarà fatto.

Tutte le fatture emesse e ricevute che transiteranno per il sistema di interscambio saranno conservate da agenzia dell’entrate a norma di legge.

La consultazione delle fatture

Passiamo adesso al secondo punto del nostro contenuto: la consultazione.

Se non si dispone di un software di fatturazione elettronica dopo l’invio della fattura sarà possibile recuperare solo i dati fiscalmente rilevanti e non l’intero contenuto della fattura. In questo caso sarà necessario un servizio che permetta la consultazione delle stesse.

Per chi utilizza un tool gratuito per l’emissione della fatture spesso e volentieri non è garantito. In questo caso come per la conservazione sarà possibile aderire ad un servizio fornito da agenzia dell’entrate completamente gratuito.

Ma vediamo cosa si intende per consultazione ed a cosa fa riferimento questo servizio.

Per venire incontro alle prescrizioni mosse dal Garante della Privacy, la consultazione delle fatture sul proprio cassetto fiscale diventa “servizio offerto dall’Agenzia delle Entrate” che il contribuente deve espressamente accettare.

Con un recente provvedimento inoltre agenzia dell’entrate ha prorogato la possibilità di aderire a questo servizio inizialmente con scadenza 29 febbraio è stata data la possibilità di adesione fino al 4 maggio.

Aderendo al servizio di consultazione il contribuente potrà visionare e scaricare le fatture nella loro interezza e non soltanto avere accesso ad i dati fiscalmente rilevanti.

L’adesione a tale servizio è totalmente indifferente da quello di conservazione, vediamo come si procedere all’attivazione.

Come aderire al servizio di consultazione delle fatture elettroniche

La procedura è semplicissima e molto veloce.

Accedi alla tua area riservata in Fatture e Corrispettivi e clicca su “Fatture elettroniche ed altri dati IVA” nella sezione “Consultazione”.

Nella parte alta della schermata troverai un avviso pubblicato dall’Agenzia delle Entrate con un pulsante “Vai all’adesione” sul quale dovrai cliccare.

Sulla pagina successiva clicca su “aderisci“.

Una volta cliccato su “Aderisci” la procedura è terminata e dovrai attendere solo i tempi di elaborazione della richiesta che posso verificare in ogni momento accedendo alla sezione “Consultazione”.