Smart working: il cambiamento delle imprese italiane

Cosa si intende per smart working?

Lo Smart Working è una filosofia manageriale che sta rivoluzionando l’organizzazione del lavoro all’interno delle aziende private e della pubblica amministrazione, sviluppatasi in Italia grosso modo nell’ultimo quinquennio. In questo imprevedibile 2020, sta diventando anche una pietra miliare nella progettazione di nuovi spazi, orari e strumenti tecnologici a disposizione dei lavoratori, sia nel settore privato che pubblico (la didattica a distanza adottata quest’anno dalle scuole ne è un esempio).

Nasce, all’interno del mondo delle imprese, allo scopo di trasmettere la fiducia del datore di lavoro ai propri dipendenti, accordandogli maggiore flessibilità e autonomia, ma anche una più grande responsabilità sugli obiettivi da raggiungere. Dunque, una revisione totale del modello di leadership finora concepito da parte delle aziende, a cui il lockdown, dovuto alla pandemia da Coronavirus, ha dato una forte accelerazione.

La chiusura di molti uffici, infatti, ha costretto tantissime aziende e liberi professionisti a ricorrere al lavoro da casa e a cercare una connessione internet al top per portare a termine i propri compiti. I meeting sul web hanno sostituito le riunioni tra colleghi. I webinar hanno rimpiazzato i classici seminari, spesso di nicchia, coinvolgendo relatori e presenti connessi dallo studio del proprio appartamento. Ma sarebbe troppo riduttivo limitare lo Smart Working a questa modalità di programmazione delle attività. E tale progetto non è neanche così semplicistico per chi, ad esempio, vuole fare impresa adottandolo. Sperimentare lo Smart working vuol dire mettere su un team di esperti (se si tratta di grandi aziende ovviamente) nei settori più disparati: amministrazione, risorse umane, tecnologia e diritto. Occorre, inoltre, esaminare la situazione dell’azienda per calcolare il costo delle procedure da implementare. E, nello specifico, sviluppare il campo della digitalizzazione. Come vedremo, però, anche le piccole e medie imprese non si sono scoraggiate di fronte a questo nuovo paradigma, cercando di attrarre vantaggi in termini organizzativi e competitivi.

L’ evoluzione della normativa italiana

Lo Smart Working o “Lavoro Agile” nasce in Italia con la legge del 22 maggio 2017 che ha stabilito diritti e doveri del lavoratore del settore privato (smart worker) e le regole che consentono al datore di lavoro di controllare le attività svolte da remoto dei propri dipendenti. Un passaggio normativo che è arrivato a seguito di una risoluzione del Parlamento Europeo del 2016 a sostegno della creazione di condizioni del mercato del lavoro in grado di bilanciare la vita privata e quella professionale. Successivamente, è stato introdotto dalla c.d. legge Madia l’aumento del numero dei lavoratori dipendenti della pubblica amministrazione che possono accedervi (passando dal 10 al 30%). È stata, poi, la legge di bilancio del 2019 a fissare alcuni criteri per favorire determinate categorie ad attuare detta modalità di lavoro: alle madri, per i tre anni successivi e una volta terminato il concedo per maternità, e ai genitori con figli in gravi condizioni di disabilità.

Il decreto 23 febbraio 2020 n. 6 ha inserito, invece, la possibilità di implementare lo strumento immediatamente e in mancanza di accordo preventivo col dipendente (la c.d. procedura semplificata). Da sottolineare, infatti, che durante il periodo di lockdown, 8 milioni di lavoratori hanno svolto attività da casa. Adesso si stima che la metà continuerà ad operare “da remoto”.

Domenica (18/10/2020) è stato approvato dal Governo un nuovo DPCM per far fronte alla nuova ondata di contagi da Covid-19. Se per la pubblica amministrazione si sta meditando, con un decreto ad hoc della ministra Fabiana Daidone, di obbligare al lavoro da remoto una quota di dipendenti che dovrebbe puntare al 75%, per professionisti e imprese si valuta solo una raccomandazione.

Differenza con il telelavoro

Spesso si confonde il termine Smart Working con il Telelavoro, ma vi è una differenza importante in termini contrattuali. Come anticipato, per lo Smart Working o Lavoro Agile è necessario uno specifico accordo individuale tra lavoratore e azienda. Al contrario, per l’applicazione del Telelavoro le aziende dispongono di una vera e propria forma contrattuale e di una postazione fissa. In altre parole, il dipendente svolge la sua attività principalmente da casa e di norma con un solo rientro a settimana in ufficio.

Nello Smart Working vi è più flessibilità: il lavoro può essere svolto sia all’interno che all’esterno degli spazi della azienda. Inoltre, è riconosciuto il diritto alla disconnessione, cioè la possibilità di eludere le telefonate, e-mail e messaggi che hanno come mittente il proprio ufficio. Esiste, poi, il limite della durata massima lavorativa giornaliera (13 ore) e settimanale (48 ore). Sono, inoltre, assicurate 11 ore consecutive di riposo.

Piccole e medie imprese

Abbiamo precisato che lo Smart Working non consiste soltanto nella modalità di lavoro “da remoto” attraverso l’impiego di nuove tecnologie, ma è soprattutto un paradigma fondato sulla revisione del modello di leadership e dell’organizzazione del lavoro che rivoluziona, a sua volta, il concetto di collaborazione (attribuendo più responsabilità ai dipendenti) e di condivisione di spazi. È stato in gran parte utilizzato dalle grandi aziende. Ma come si approcciano le medie e piccole imprese a questa rivoluzione culturale? Una risposta viene da una ricerca dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano che ha coinvolto un campione tra i 10 e i 250 addetti del settore. I risultati del sondaggio svolto dall’istituto sono questi: solo il 12% degli intervistati ha dichiarato di avere iniziative strutturate. Quindi, in queste imprese sono presenti caratteristiche tipiche dello Smart Working, come la flessibilità relativamente al luogo, all’orario, agli spazi, una cultura proiettata sui risultati e una struttura tecnologia in grado di consentire il lavoro online. Il 18% del campione ha affermato, invece, che, anche in assenza di iniziative strutturate, lavora informalmente in questo modo. Il 3% non esclude la possibilità di attuarle, mentre il 6% immagina di ricorrervi nel breve periodo.

Il lockdown, indubbiamente, è stato un periodo di sperimentazione, in particolare per le medie imprese che hanno implementato la filosofia manageriale. Alcune hanno adottato una “formula mista” al fine di evitare che i dipendenti potessero dimenticare del tutto l’interazione tra colleghi e il senso di appartenenza alla azienda. Dunque, hanno rivoluzionato gli spazi mediante il coworking o lo sharing desk. Altre hanno investito nel “paperless”, cioè nell’eliminazione della carta e digitalizzando il più possibile per diventare ancora più efficienti. Un caso emblematico è quello delle startup, aziende solitamente piccole, le quali non solo sono state pioniere nel settore dello Smart Working, in quanto da tempo organizzano il lavoro “da remoto”, ma hanno contribuito alla crescita delle altre imprese, anche più grandi, grazie al loro utilizzo delle digital skills: tecnologie di analytics, artificial intelligence e sensoristica.

I benefici: per i lavoratori e l’ambiente

Quali sono i principali vantaggi del nuovo paradigma lavorativo? Sempre l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano ha evidenziato alcuni benefici sia per l’ambiente che per i lavoratori delle imprese che hanno scelto la filosofia manageriale. Per quanto concerne la produttività, è stato registrato un minore assenteismo e incremento dei compiti portati al termine, riduzione dei costi degli spazi fisici e risparmio, in termini di ore (40 circa) all’anno di spostamenti. Per il sistema Paese, questi benefici sono stati calcolati in circa 14 miliardi di euro.

Per quanto riguarda l’ambiente, i vantaggi consistono in una riduzione di emissioni pari a 135 kg di CO2 all’anno. L’adozione dello Smart Working, oggi, può avere dei risvolti positivi anche sul brand e sulla reputazione delle aziende. La “Generazione Zeta” che si affaccia al mondo del lavoro sembra, infatti, scegliere di inviare i curricula alle imprese non solo sulla base della retribuzione che queste potrebbero prospettare ai candidati, ma anche dei valori che il marchio sposa, e tra questi la sostenibilità e l’ambiente per l’appunto.

Report: in quali settori è diffuso lo smart working?

Un incremento di circa 100 mila lavoratori agili è stato registrato tra il 2018 e il 2019, su un totale di 23 milioni di lavoratori. L’aumento ha riguardato il settore dell’industria al netto delle costruzioni (11% rispetto a 8,0%) e le imprese più grandi (1 su 5 ha previsto tale modalità di lavoro) *. In generale, lo Smart Working è in crescita in tutte le classi dimensionali e nell’industria. Si presenta stabile, invece, nei servizi. Nel 2019,   circa 1,3 milioni di occupati (il 5.7%) ha svolto lavoro da casa. Il settore più diffuso è stato quello dei servizi, anche se con forti differenze tra i comparti. Nella classifica in alto troviamo il settore dell’informazione, della comunicazione e dei servizi alle imprese.

Per quanto concerne il settore istruzione, l’abitazione rappresenta molto spesso il luogo di lavoro secondario. Il lavoro da casa, invece, è sostanzialmente inesistente per gli occupati negli alberghi e nella ristorazione, nei trasporti, magazzinaggio, sanità e assistenza sociale, servizi alle famiglie. Come viene percepito dai lavoratori? Ancora una volta è l’indagine condotta nel 2019 dall’Osservatorio Smart Working su un campione rappresentativo della popolazione di impiegati, quadri e dirigenti, a fornire una risposta: i dipendenti che lavorano in Smart Working sono più soddisfatti del proprio lavoro (76%) rispetto a coloro che lavorano in modalità tradizionale  (55%) e dimostrano un legame più forte con la propria impresa (71% i primi, 56% i secondi).

*Fonte Confindustria