Quali spese può scaricare un professionista

Quali spese può scaricare un professionista? I professionisti (lavoratori autonomi) che aderiscono al regime ordinario possono scaricare il 100% di moltissimi costi; ad esempio:

• cancelleria e valori bollati;
• libri e riviste professionali;
• corsi di formazione e aggiornamento professionale (100% entro il limite di 10 mila euro annui)
• software gestionali;
• attrezzatura professionale strumentale (PC, stampante, fax, ecc).

I costi che sostiene il professionista, come afferma l’art. 54 del TUIR, sono deducibili dal reddito da lavoro autonomo al momento del loro sostenimento, ne segue che vige il principio di cassa.

Come sempre però, sono previste delle eccezioni in relazione alla tipologia del costo sostenuto. Le eccezioni sono riferite ai costi sostenuti per l’acquisto di beni strumentali che vengono dedotti secondo il piano d’ammortamento, le spese di ristrutturazione e manutenzione straordinaria degli immobili utilizzati per l’esercizio della loro professione, i canoni di leasing (con alcune limitazioni) ecc.

In relazione alle spese promiscue, ovvero quelle riferite sia alla sfera professionale sia a quella personale è necessario fare un approfondimento ma andiamo per gradi e partiamo dalle basi.

Il criterio di deducibilità dei costi

Inoltre, in caso di accertamento, è onere del contribuente non solo mostrare la documentazione relativa agli acquisti (le fatture) ma anche provare che i costi sostenuti abbiano i predetti requisiti.

Le spese d’ufficio per la propria attività

Le spese d’ufficio per la propria attività sicuramente sono molte e chi vuole mettersi in proprio e non ha la fortuna o il desiderio di aprire un vero e proprio studio professionale, sempre più spesso al giorno d’oggi, utilizza la propria abitazione per fini anche professionali ricavando all’interno delle mura domestiche degli spazi da destinare anche al proprio lavoro.

Se il professionista esercita in casa, la sede presso la quale risiede abitualmente, chiaramente molti costi che sostiene per quell’immobile avranno una certa incidenza anche sulla sfera professionale. In altre parole, alcuni costi che si sostengono riguarderanno servizi utilizzati sia nell’ambito familiare sia nell’ambito lavorativo.

La domanda quindi sorge spontanea: “se svolgo la mia attività in casa posso dedurre i costi tipici di un ufficio?” (luce, internet, telefono ecc.).  La risposta è sì tuttavia non questi costi non sarebbero deducibili al 100%.

Vediamolo nel dettaglio.

Quanto si può dedurre sulle spese promiscue casa-studio?

Nella premessa che la casa-studio non è un immobile strumentale (ovvero utilizzato esclusivamente per l’esercizio di arti e professioni) ma promiscuo, è possibile dedurre i costi relativi a utenze, bollette, affitto, spese condominiali e altri costi per acquisto di servizi e beni nella misura del 50% dell’importo (articolo 54, comma 3, del TUIR).

Chiaramente la misura del 50% di deducibilità rappresenta una ghiotta occasione per il professionista in regime IVA (sia in contabilità semplificata sia in contabilità ordinaria).

Nessun effetto invece si avrebbe sul professionista freelance in regime forfettario che non può dedurre nulla date le già enormi agevolazioni di cui gode.

Le bollette del telefono della casa-studio ad esempio sono deducibili per la metà e non c’è alcun bisogno di dimostrare che le telefonate siano state effettuare durante l’orario di lavoro o soltanto verso i propri clienti e fornitori.

Idem per la bolletta del servizio elettrico dell’abitazione adibita anche a studio professionale: anche se nell’area destinata all’attività lavorativa c’è soltanto una lampada led mentre nel resto dell’abitazione ci sono 20 punti luce e tantissimi elettrodomestici attaccati alla rete elettrica non va fornita alcuna giustificazione. Stesso discorso è possibile farlo per le spese condominiali: sempre il 50%.

Se il professionista ha un’abitazione-studio in affitto?

Se il professionista non possiede l’immobile ma ha un regolare contratto di locazione a lui intestato sarà possibile dedurre in contabilità anche il 50% dei canoni mensili effettivamente pagati al locatore. Ricordiamo che anche se il contratto è stato stipulato con la cedolare secca (di fatti sarebbe un contratto a fini abitativi e non lavorativi) il libero professionista-conduttore può comunque dedurre il 50% del canone secondo la nostra opinione.

Dedurre le spese per attrezzatura e beni strumentali in genere

L’acquisto di tutti quei beni strumentali per natura che sono necessari per svolgere la nostra professione sono tutti deducibili nella misura del 100% anche se questi vengono collocati nella casa-ufficio e quindi sarebbero a livello teorico utilizzabili anche per fini non lavorativi.

Se compriamo quindi un PC, un fax, una stampante, attrezzature varie e minute, ecc.… tutte queste spese è possibile “scaricarle” per intero al 100%.

Nel caso di acquisto di beni strumentali inoltre, qualora abbiano un costo unitario inferiore a € 516,46, questi possono essere dedotti integralmente nello stesso anno d’imposta in cui sono stati acquistati e quindi non si procederà alla deduzione parziale di anno in anno secondo il piano d’ammortamento.

E se ristrutturassimo la casa-studio?

Sconsigliamo di dedurre, anche nella misura del 50%, i costi relativi all’ammodernamento dell’abitazione utilizzata promiscuamente anche per fini professionali. Sebbene a livello teorico sia ammissibile dedurre al 50% le spese per manutenzioni ordinarie ed ammodernamento dei soli locali destinati allo svolgimento dell’attività professionale, il rischio di contenzioso è davvero molto alto.

Chi ha già uno studio professionale può dedurre anche le spese promiscue casa-ufficio?

Attenzione, per chi ha già uno studio professionale nello stesso comune dove risiede e anche a casa ha ricavato degli spazi da destinare al proprio lavoro pretende di dedurre parte delle spese di casa e interamente quelle dello studio ci sono brutte notizie.

In questi casi è possibile “scaricare” al 100% soltanto i costi relativi allo studio professionale e nulla si può fare (neanche in percentuali minime) per le spese promiscue della casa-ufficio. C’è una presunzione “indiretta” che all’interno dello stesso comune si possa lavorare soltanto in un unico luogo.

Come funziona la detrazione dell’iva per le spese promiscue?

Molti colleghi prudenzialmente consigliano ai loro clienti di non detrarre mai l’IVA presente nelle bollette in quanto risulta molto complesso dotarsi di criteri oggettivi e coerenti con la natura dei beni e servizi acquistati per uso promiscuo.

Per detrarre l’IVA sulla fattura del gas ad esempio bisognerebbe tener conto della metratura dei locali utilizzati per lavoro in maniera netta; per la bolletta della luce andrebbe verificata la potenza impegnata durante le ore di lavoro. Bisognerebbe inoltre sapere quali possono essere considerate ore di lavoro e quali no e tante altre riflessioni e calcoli potrebbero essere oggettivi per noi, discutibili per altri.

Come è facile immaginare qualsiasi criterio adottato sarebbe assolutamente soggettivo e al fine di prevenire possibili tentativi di recupero IVA da parte di Agenzia delle Entrate prudenzialmente conviene non detrarre affatto l’IVA presente nelle bollette.

Tutte le utenze devono essere intestate al titolare della partita iva?

Nonostante la quasi impossibilità di detrarre l’IVA nelle fatture e nelle bollette delle utenze, è assolutamente necessario che queste siano tutte intestate al professionista (se sono intestate al marito/moglie meglio procedere con una voltura per tempo) e sarebbe opportuno (anche se non obbligatorio secondo il nostro parere) che sia riportato in bolletta anche il numero di partita IVA oltre al codice fiscale del professionista per meglio dare evidenza dell’inerenza del costo.

Le utenze telefoniche hanno regole diverse?

Ormai da qualche anno non c’è più differenza tra spese di telefonia fissa e mobile ai fini fiscali. Il criterio unico prevede che la deducibilità sia l’80% del costo presente in fattura.

Circa la detrazione dell’IVA invece il 100% è ammesso solo nei casi di telefonia fissa (ad esempio il numero di telefono dello studio professionale); per le utenze da cellulare l’IVA detraibile è invece soltanto il 50 %.

Attenzione. Nel caso di abitazione–ufficio il costo promiscuo presente in bolletta invece è deducibile nella misura del 50% come abbiamo detto prima mentre l’IVA prudenzialmente è bene non detrarla.

Le spese per i dipendenti e le loro trasferte

Anche le spese per i dipendenti e le loro trasferte rappresentano dei costi deducibili integralmente, tra queste viene compresa anche la quota TFR maturata durante il periodo d’imposta. Per i dipendenti inoltre sono deducibili le spese per vitto e alloggio giornaliero per le trasferte svolte in Italia, fuori dal proprio comune fino a € 180,76.

Spese per alberghi e ristoranti

Spese per alberghi e ristoranti sono sempre tema di dibattito ma le regole sono chiare e sono le seguenti. Se il professionista si fa rilasciare la fattura è possibile dedurre il 75% dei costi nel limite del 2% dei compensi fatturati in un anno e detrarre il 100% dell’IVA. Se il professionista non si fa rilasciare la fattura ma ha soltanto una ricevuta sarà sempre possibile dedurre il 75% del costo ma non sarà possibile detrarre l’IVA.

Il tetto di deducibilità si abbassa dal 2% all’1% nel caso di spese qualificabili come “spese di rappresentanza”.

E se il professionista usa i buoni pasto?

I buoni pasto sono largamente utilizzati da imprese con dipendenti ma possono anche essere utilizzati da liberi professionisti autonomi con partita IVA. Chiaramente la fattura dell’azienda che emette i buoni che ti verrà consegnata ti darà la possibilità di dedurre il 75% del costo complessivo di tutti i buoni (sempre con il limite del 2% dei compensi annui) e detrarre interamente l’IVA. Stesso trattamento del resto che si applicherebbe se ti emettesse la fattura il singolo ristorante o la classica pizzeria.

Spese per alberghi e ristoranti rimborsate al professionista dal committente/cliente

Capita di frequente che un libero professionista per espletare l’incarico affidatogli sostenga delle spese per i pasti e per l’alloggio che possono essere addebitate al cliente finale/committente.

In queste situazioni vanno distinti due casi.

• Se le spese alberghiere e per la somministrazione di alimenti e bevande sono sostenute nell’ambito di un incarico professionale, il professionista le può dedurre al 100% se le ri-addebita analiticamente al committente finale. Ad esempio, il professionista paga di tasca sua 100 euro di albergo e riceve una fattura da parte dell’albergo a lui intestata; in questo caso è possibile dedurre il 100% di tale costo senza limiti dato che poi nella fattura che emetterà al cliente finale ripoterà oltre al suo compenso anche il rimborso spesa dell’albergo per l’intero importo. In tali casi il professionista avrà infatti tra i suoi costi 100 euro di albergo (la fattura dell’albergo è intestata a lui) ma anche tra i suoi ricavi figureranno i 100 euro di rimborso (avrà inserito tra i suoi ricavi fatturati tale rimborso oltre ai compensi professionali).

• Se le spese alberghiere e per la somministrazione di alimenti e bevande sono invece in nome e per conto del cliente/committente finale e le fatture emesse da alberghi e ristoranti non sono intestate al professionista ma al committente/cliente finale la situazione è completamente diversa. Il professionista infatti non potrà dedurre alcun costo in contabilità (le fatture infatti non sono intestate a lui); chiaramente si farà rimborsare nella fattura che emetterà oltre al suo compenso anche queste somme anticipate a livello finanziario. Sarà necessario infatti conservare e poi consegnare al committente/cliente finale tutte le fatture a lui intestate e che il professionista ha solo provveduto a pagare anticipando le somme. La fattura che emetterà il professionista per la sua parcella avrà un rimborso a piè di pagina per l’importo complessivo anticipato (esente IVA ex art. 15) e si spilleranno alla fattura del professionista tutte le fatture che si sono anticipate in nome e per conto del cliente finale e che sono a lui intestate. In questo secondo caso non vi è un costo dedotto nella contabilità del professionista e nemmeno un componente positivo tra i suoi ricavi. C’è soltanto a livello finanziario il professionista che ha anticipato delle somme senza che ha avuto la possibilità di “scaricare alcunché” e senza che tale somma costituisca reddito tassabile.

Le spese di rappresentanza

Per spese di rappresentanza si intendono tutte quelle spese relative a omaggi a clienti, attività promozionali, feste e ricevimenti, inaugurazioni del proprio studio, ec… Tali spese sono deducibili al 100% (nel limite del 1% dei compensi percepiti) mentre l’IVA è assolutamente indetraibile.

Gli omaggi ai clienti (ceste natalizie e regali vari)

Di solito dicembre è il mese dei regali. Se il professionista vuole omaggiare i propri clienti regalando gratuitamente dei piccoli pensierini, le fatture per l’acquisto di tali beni possono diventare una opportunità anche per dedurre i costi sostenuti. Sempre nel limite dell’1% dei compensi percepiti nel periodo d’imposta, bisogna stare attenti al valore unitario del bene oggetto dell’omaggio.

Se regalate ai vostri clienti oggetti che costano meno di 50 euro ciascuno potrete infatti dedurre il 100% del costo della fattura di acquisto (ad esempio una fattura di 500 euro con 25 panettoni che costano ciascuno 20 euro è deducibile al 100%). A differenza delle imprese però che possono detrarre anche l’IVA nella fattura di acquisto, il professionista è bene che non la detragga in modo da non assoggettare ad IVA la cessione gratuita dei beni ai suoi clienti.

I costi dell’auto

I costi dell’auto purtroppo negli anni hanno subito una riduzione vergognosa nella percentuale di deducibilità. Tant’ è che spesso non ne vale proprio la pena.

Ad oggi infatti, i costi per carburanti e lubrificanti e manutenzione e riparazione dell’auto sono deducibili nella misura del 20% mentre l’IVA è detraibile al 40% e limitatamente ad un veicolo. Poca roba, dato lo sbattimento dovuto ai pagamenti tracciabili e l’addio definitivo alla scheda carburante, l’appeal oggi è quasi zero.

Le spese di viaggio e trasporto del professionista

Rispetto alle spese per l’automobile, le spese di viaggio e trasporto del professionista sono interamente deducibili, se inerenti all’attività. In ogni caso, se la trasferta del professionista è all’interno del comune in cui ha la sede dell’attività, i costi non potranno essere dedotti.

Se la trasferta avviene con l’utilizzo dell’auto del professionista valgono le regole generali per la deducibilità dei costi per il carburante.

Infine, rientrano nel limite annuale di deducibilità di € 10.000 le spese di viaggio e trasporto necessarie per partecipare a degli eventi formativi.

Conclusione

Concludendo, in questa guida abbiamo visto le principali voci di spesa che il professionista può scaricare. La parola d’ordine per ciascuna spesa è seguire le regole generali per poter dedurre i costi per essere al sicuro in caso di verifiche fiscali. Spesso, meglio dormire sonni tranquilli che inserire un costo in più in contabilità quando questo non può essere dedotto. In ogni situazione, per i dubbi meglio contattare il proprio consulente e fare tutte le valutazioni del caso.