Fai ben attenzione però che se sei in regime forfettario questo articolo non fa al caso tuo. La guida di riferimento se sei in regime forfettario la trovi di seguito: cosa posso scaricare in regime forfettario.

Quali spese può scaricare un’impresa?

Quali spese può scaricare un’impresa? Le imprese che aderiscono al regime ordinario (contabilità semplificata o ordinaria) possono scaricare il 100% di molti costi.

Se sei un commerciante o un artigiano i costi che puoi scaricare al 100% sono:

• merci destinate alla vendita o alla trasformazione;
• materiali di consumo;
• cancelleria e valori bollati;
• libri inerenti la propria professione;
• corsi di formazione e aggiornamento professionale;
• software e applicativi  gestionali;
• attrezzatura e beni strumentali ad uso esclusivo dell’attività (PC, stampante, fax, macchinari e attrezzature varie, impianti, ecc);
• spese postali di spedizione (ad esempio se invii la merce al cliente tramite corriere);
• spese dei professionisti che ti emettono regolare fattura per le loro prestazioni intellettuali (commercialisti, avvocati, ingegneri, ecc);
• spese di pubblicità e promozione;
• spese e utenze della propria sede aziendale incluse le spese condominiali e la TARI (tassa sui rifiuti);
• imposte e tasse come i diritti camerali annui oppure bollettini per il pagamento di oneri comunali, ecc;
• costo del lavoro dipendente;
• le prestazioni di lavoro occasionale che ricevi da parte di tuoi eventuali collaboratori non titolari di partita iva.

Attenzione! Ricorda che in Italia i commercialisti quasi sempre fanno adottare ai loro clienti, titolari di imprese, la contabilità semplificata basata su una semplificazione non sempre agevole per gli imprenditori; stiamo parlando del noto “comma 5”; in altre parole i costi che sostieni vengono inseriti in Co.Ge. (contabilità generale) secondo il principio del “fattura registrata = fattura pagata in pari data”. In tal modo le fatture con tutti i costi che sostiene diventano “temporalmente” deducibili esclusivamente in base alla data di registrazione del documento dato che vige tale presunzione registrato = pagato.

I costi che si scaricano in più anni

Ci sono dei costi che si scaricano in più anni perché seguono delle logiche basate sul principio di competenza economica e non impattano in alcun modo né il principio di cassa puro (quest’ultimo è la base del regime contabile dei professionisti) né le semplificazioni/ presunzioni viste prima.

Ci riferiamo, ad esempio, all’acquisto di beni strumentali, ovvero quei beni che hanno una vita utile che va ben oltre l’esercizio fiscale in corso e che dunque possiedono un’utilità pluriennale.

Questi costi vengono spalmati su più anni e quindi fiscalmente non potrai dedurre tutto subito nell’anno di acquisto del bene strumentale.

Facciamo un esempio: se acquisti un PC, una stampante, un macchinario, delle attrezzature, è verosimile che userai tali beni anche il prossimo anno e spesso anche per i successivi esercizi fiscali finché non diventeranno obsoleti o si romperanno. Così, il costo legato a questo bene di utilità pluriennale te lo ritroverai suddiviso in 4 o 5 anni (il costo viene spalmato su più anni in base alle tabelle di ammortamento).

Il criterio di deducibilità dei costi

Il criterio di deducibilità dei costi è il punto di partenza. Affinché un costo possa essere dedotto infatti deve presentare dei requisiti specifici a cui si fa riferimento possiamo ritrovarli all’ex art. 54 del DPR 917/1986:

• effettività;
• inerenza;
• congruità.

Inoltre, in caso di accertamento, è onere del contribuente non solo mostrare la documentazione relativa agli acquisti (le fatture) ma anche provare che i costi sostenuti abbiano i predetti requisiti.

Le spese d’ufficio per la propria attività

Se vuoi metterti in proprio e non hai la fortuna o il desiderio di aprire un vero e proprio negozio, punto vendita, o spazio dedicato esclusivamente all’attività (basti pensare ad esempio agli e-commerce), puoi utilizzare anche la tua abitazione ai fini imprenditoriali, ricavando all’interno delle mura domestiche degli spazi da destinare all’ attività lavorativa. Non è più un’usanza così rara.

Se svolgi l’attività in casa, la sede presso la quale risiedi abitualmente, molti costi che sostieni per l’immobile chiaramente avranno una certa incidenza anche sulla sfera aziendale.

In altre parole, alcuni costi che sosterrai riguarderanno servizi utilizzati sia nell’ambito familiare sia nell’ambito lavorativo.

La domanda quindi sorge spontanea: “Se svolgo la mia attività in casa posso dedurre i costi tipici di un’azienda?”.

Pensiamo ad esempio alle utenze come energia elettrica, internet, telefono, gas, ecc.  La risposta è sì. Tuttavia, questi costi non sono deducibili al 100% ma in misura ridotta.

Vediamolo nel dettaglio.

Quanto si può dedurre sulle spese promiscue della casa-ufficio?

Nella premessa che l’immobile in cui risiedi utilizzato anche per fini lavorativi non è mai un immobile strumentale esclusivo ma promiscuo, sarà possibile dedurre i costi relativi a utenze, bollette, affitto, spese condominiali e altri costi per acquisto di servizi e beni nella misura del 50% dell’importo, ad esclusione delle utenze telefoniche che vedremo tra poco.

Ovviamente, la misura del 50% di deducibilità rappresenta una ghiotta occasione.

Ad esempio, la bolletta del servizio elettrico dell’abitazione adibita anche ad ufficio/locali aziendali, invece, è deducibile al massimo al 50%: anche se nell’area destinata all’attività lavorativa c’è soltanto una lampada mentre nel resto dell’abitazione ci sono 20 punti luce. Sono sicuramente di più i consumi legati alla sfera privata che a quella lavorativa. Stesso discorso è possibile farlo per le spese condominiali, la TARI, ecc.: sempre il 50%.

Attenzione! Senza una fattura in formato elettronico XML non è mai possibile detrarre l’iva in una contabilità ordinaria in regime Iva. Quindi, se le utenze della casa-ufficio sono cartacee (ad esempio hai un’utenza da privato e hai fornito solo il tuo codice fiscale) e ricevi le famose bollette di carta o via mail in pdf potrai recuperare al massimo il 50% del costo ma non detrarre alcuna iva su questi importi.

Se l’imprenditore ha un’abitazione-ufficio in affitto?

Se non possiedi l’immobile di proprietà ma hai un regolare contratto di locazione a te intestato sarà possibile dedurre in contabilità anche il 50% dei canoni mensili effettivamente pagati al locatore nel caso di immobile usato promiscuamente.

Ricordiamo che, anche se il contratto è stato stipulato con la cedolare secca (di fatti sarebbe un contratto a fini abitativi e non lavorativi), secondo la nostra opinione, puoi comunque dedurre il 50% del canone.

Dedurre le spese per attrezzature e beni strumentali in genere

L’acquisto di tutti quei beni strumentali per natura, che sono necessari per svolgere la tua attività lavorativa, sono tutti deducibili nella misura del 100% anche se questi vengono collocati nella casa-ufficio e, quindi, sarebbero a livello teorico utilizzabili anche per fini non lavorativi.

Se compri quindi un PC, un fax, una stampante, attrezzature varie e minute, riuscirai a scaricare tutto al 100%. Chiaramente, non è credibile l’acquisto ogni mese di un PC portatile nel caso di un piccolo artigiano, per cui anche la deducibilità integrale o limitata spesso di alcuni beni è sempre utile concordarla con chi ti sta registrando la contabilità.

Ricordate, inoltre, come detto sopra, che i beni strumentali soggiacciono alle regole dell’ammortamento. Quindi, fiscalmente parlando, beneficerai di un pezzettino di quel costo tutti gli anni (spesso per 4 o 5 anni di fila) in base alla tipologia di bene e al relativo coefficiente di ammortamento.

Nel caso di acquisto di beni strumentali di modico valore, qualora abbiano un costo unitario inferiore a € 516,46 (iva esclusa), questi potrai dedurli integralmente nello stesso anno d’imposta in cui sono stati acquistati e, quindi, non si procederà alla deduzione parziale di anno in anno secondo il piano d’ammortamento.

E se ristrutturassimo la casa-ufficio?

Chiaramente è possibile dedurre sempre nella misura del 50% anche i costi relativi all’ammodernamento dell’abitazione utilizzata promiscuamente anche per fini imprenditoriali.

Ci riferiamo alle ristrutturazioni, manutenzioni ordinarie e straordinarie, ammodernamento dei locali a prescindere dalla porzione di immobile destinata allo svolgimento dell’attività.

Dimostrarne l’inerenza in questi casi spesso, purtroppo, non è facile soprattutto se quell’immobile è la tua residenza e domicilio e se la tua professione viene svolta oggettivamente sempre presso i clienti.

Proprio per questi motivi ti consigliamo di ristrutturare la propria abitazione come privato e non di certo come titolare di partita iva.

Ovvero non inseriremo in contabilità le fatture del muratore, dell’impiantista dell’imbianchino ma godrai in sede di dichiarazione dei redditi delle agevolazioni fiscali per ristrutturazione edilizia e risparmio energetico. Le fatture saranno intestate a te come privato con il solo codice fiscale e procederai al pagamento di tali spese mediante bonifico parlante seguendo le indicazioni della tua banca.

Chi ha già un ufficio può dedurre anche le spese promiscue della casa-ufficio?

Attenzione! Puoi dedurre le spese promiscue della casa/ufficio solo se nello stesso comune non possiedi già altre sedi di lavoro. In questi casi è possibile “scaricare” al 100% soltanto i costi relativi agli uffici “principali” e nulla si può fare (neanche in percentuali minime) per le spese promiscue della casa-ufficio. C’è una presunzione “indiretta” che all’interno dello stesso comune si possa lavorare soltanto in un unico luogo. Tale “regola” prevista per i lavoratori autonomi si presta anche per estensione ai casi degli imprenditori individuali.

Come funziona la detrazione dell’iva per le spese promiscue?

Molti colleghi prudenzialmente consigliano ai loro clienti di non detrarre mai l’IVA presente nelle bollette in quanto risulta molto complesso dotarsi di criteri oggettivi e coerenti con la natura dei beni e servizi acquistati per uso promiscuo.

Per detrarre l’IVA sulla fattura del gas, ad esempio, bisognerebbe tener conto della metratura dei locali utilizzati per lavoro in maniera netta; per la bolletta della luce andrebbe verificata la potenza impegnata durante le ore di lavoro. Bisognerebbe, inoltre, sapere quali possono essere considerate ore di lavoro e quali no e tante altre riflessioni e calcoli potrebbero essere per noi oggettivi, discutibili per altri.

Come è facile immaginare qualsiasi criterio adottato sarebbe assolutamente soggettivo e al fine di prevenire possibili tentativi di recupero IVA da parte di Agenzia delle Entrate conviene, prudenzialmente, non detrarre affatto l’IVA presente nelle bollette.

Se invece hai un negozio fisico, ad esempio un locale commerciale, e ricevi regolare fattura elettronica per le utenze intestata alla tua ditta, potrai detrarre il 100% dell’IVA oltre ai costi.

Tutte le utenze devono essere intestate al titolare della partita iva?

Nonostante l’impossibilità di detrarre l’IVA nelle fatture e nelle bollette cartacee delle utenze, ai fini della deduzione dei costi è assolutamente necessario che queste siano tutte intestate a te come imprenditore (se sono intestate al marito/moglie del titolare di partita iva meglio procedere con una voltura per tempo).

Le utenze telefoniche hanno regole diverse?

Ormai da qualche anno, ai fini fiscali, non c’è più differenza tra spese di telefonia fissa e mobile. Il criterio unico prevede che la deducibilità sia pari all’80% del costo presente in fattura.

Circa la detrazione dell’IVA, invece, il 100% è ammesso solo nei casi di telefonia fissa (ad esempio il numero di telefono fisso della sede dell’impresa); per le utenze da cellulare l’IVA detraibile è invece soltanto il 50%.

Attenzione! Nel caso di abitazione–ufficio il costo promiscuo presente in bolletta, al contrario, è deducibile nella misura del 50%, come abbiamo detto prima, mentre l’IVA prudenzialmente è bene non detrarla affatto.

Le spese per i dipendenti e le loro trasferte

Anche le spese sostenute per i dipendenti rappresentano dei costi deducibili integralmente. Tra queste viene compresa anche la quota TFR maturata durante il periodo d’imposta. Per i dipendenti, inoltre, sono deducibili le spese per vitto e alloggio giornaliero per le trasferte svolte in Italia, e fuori dal proprio comune fino a € 180,76.

Ogni mese infatti il consulente del lavoro ti girerà un prospetto con tutti i costi rilevanti ai fini contabili da inserire in contabilità generale (compenso, oneri inps a carico della ditta, inail, ecc.)

Le spese per alberghi e ristoranti

Per stabilire quali sono le spese deducibili per alberghi e ristoranti bisogna distinguere tra:

1. spese per alberghi e ristoranti “pure”;
2. spese per alberghi e ristoranti assimilate alle spese di rappresentanza;
3. spese per alberghi e ristoranti per corsi di aggiornamento professionale.

Nel primo caso, spese per alberghi e ristoranti pure, potrai detrarre il 100% dell’iva e il 75% del costo. Ovviamente le spese devono essere documentate e inerenti all’attività. Ti consigliamo sempre di farti emettere fattura: non basta il documento commerciale se vuoi detrarre il 100% dell’iva.

Per imprese individuali, in questa ipotesi, non è previsto alcun limite di deducibilità del costo in relazione al fatturato (i professionisti invece hanno una soglia del 2% dei compensi), ma esclusivamente la percentuale di deducibilità del 75% rispetto al totale del costo sostenuto.

Nel secondo caso, invece, spese di alberghi e ristoranti assimilate a quelle di rappresentanza, non potrai detrarre l’iva (quindi iva indetraibile al 100%), mentre è possibile dedurre soltanto il 75% del costo nei limiti del 1,5% del fatturato (soglia o plafond di congruità per le imprese che fatturano fino a 10 milioni di euro)

Nel terzo caso, ovvero sostenimento delle spese di albergo e ristorante per partecipare a corsi e convegni, sarà possibile detrarre il 100% dell’iva e dedurre il 75% del costo.

Ai dipendenti si offrono anche i buoni pasto?

I buoni pasto sono largamente utilizzati da imprese con dipendenti. Come è noto, quasi tutte le grandi catene di supermercati accettano da anni tali buoni, anche se stai facendo la spesa, per cui oggi i buoni pasto sono diventati quasi come una retribuzione in denaro aggiuntiva per il dipendente.

Chiaramente la fattura dell’azienda che emette i buoni, che ti verrà consegnata, ti darà la possibilità di dedurre il 100% del costo complessivo di tutti i buoni e detrarre interamente l’IVA.

Gli omaggi ai clienti

Di solito Dicembre è il mese dei regali. Se vuoi fare dei piccoli omaggi ai tuoi clienti, le fatture per l’acquisto di tali beni possono diventare una opportunità anche per dedurre tali costi.

Se regali ai clienti oggetti che nulla hanno a che fare con il business (come ad esempio un panettone e una bottiglia di vino ai vostri clienti mentre voi avete un negozio di scarpe) e che costano meno di 50 euro ciascuno (iva esclusa) potrai dedurre il 100% di quel costo e detrarre anche tutta l’iva (ad esempio la fattura della pasticceria di complessivi 500 euro + Iva, per la vendita di 25 panettoni che costano ciascuno 20 euro + iva è deducibile al 100%).

Dedurre le spese per automobili

Purtroppo, negli anni, le spese per le automobili hanno subito una riduzione delle percentuali di deducibilità e detraibilità in maniera esagerata. Ad oggi, i costi per carburanti e lubrificanti e manutenzione e riparazione dell’auto sono deducibili nella misura del 20% mentre l’IVA è detraibile al 40% e limitatamente ad un veicolo. Poca roba.

Dato lo sbattimento dovuto ai pagamenti tracciabili, l’obbligo di avere fattura elettronica e l’addio definitivo alla scheda carburante, l’appeal oggi è quasi zero.

Se per le autovetture quindi i vantaggi sono quasi al minimo, il discorso cambia per gli autocarri (se sei un commerciante o un artigiano).

Per le imprese che acquistano degli autocarri, ad esempio un piccolo furgoncino ad uso esclusivo dell’attività, un camion o in genere un mezzo per il trasporto di merci, è possibile portare in deduzione, sempre ammortizzando su più anni, l’intero costo di acquisto oltre al 100% dell’Iva esposta in fattura.

Dimostrare, ovviamente, l’uso esclusivo di un autocarro per la propria attività è davvero semplice per il contribuente rispetto all’autovettura di famiglia.

Le spese di viaggio e trasporto dell’imprenditore

Rispetto alle spese per l’automobile, le spese di viaggio o trasporto sono interamente deducibili, se inerenti all’attività. In ogni caso, se la tua trasferta è all’interno del comune in cui ha la sede dell’attività, i costi non puoi dedurli.

Se la trasferta avviene con l’utilizzo dell’auto aziendale, valgono le regole generali per la deducibilità dei costi per il carburante.

Conclusione

Concludendo, in questa guida abbiamo visto le principali voci di spesa che puoi scaricare se hai un’impresa. La parola d’ordine per ciascuna spesa è seguire le regole generali per poter dedurre i costi per essere al sicuro in caso di verifiche fiscali. Spesso, meglio dormire sonni tranquilli che inserire un costo in più in contabilità quando questo non può essere dedotto.