Conservazione digitale e fatturazione elettronica

Conservazione elettronica e conservazione sostitutiva

La conservazione elettronica si riferisce solo ed esclusivamente ai documenti che sono redatti direttamente in digitale come per esempio gli XML quindi i c.d documenti “informatici” che non hanno nessuna relazione con la materializzazione dei documenti su supporti cartacei.

La conservazione sostitutiva si riferisce invece ai documenti che sono redatti in maniera analogica come per esempio tutti i documenti che si utilizzavano prevalentemente fino allo scorso 2018, ovvero le scansioni in pdf o in altri formati digitali.

La norma prevede che le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente entro e non oltre tre mesi dalla scadenza del termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.

Le fatture cartacee (per chi ancora ha la facoltà di scegliere come fatturare, se elettronicamente o in modo tradizionale) possono essere conservate sia tradizionalmente ovvero in formato cartaceo, sia elettronicamente.

Conservazione digitale per soggetti diversi

Il contribuente può avvalersi di due soggetti diversi che possono occuparsi della conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche, non essendoci nella norma nessun obbligo che prevede la conservazione unitaria delle fatture.

A tal riguardo si può quindi operare come si desidera, tendenzialmente quindi un soggetto potrebbe occuparsi della conservazione delle fatture emesse ed un altro di quelle ricevute.

Aldilà della norma, riteniamo che per avere una situazione contabile più ordinata è bene demandare la conservazione sostitutiva ad un unico soggetto.

Conservazione sostitutiva per fatture elettroniche emesse verso forfettari a mezzo pec

Il tema della fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva per minimi e forfettari ha suscitato molto interesse e allo stesso tempo confusione in riferimento al flusso passivo dei contribuenti in regime agevolato.

Riportiamo quanto espresso da parte dell’agenzia delle entrate a tal riguardo: “Gli operatori che rientrano nel regime di vantaggio o nel regime forfettario e gli operatori identificati (anche attraverso rappresentante fiscale) in Italia non hanno l’obbligo di emettere le fatture elettroniche: tali soggetti non hanno neppure l’obbligo di conservare elettronicamente quelle ricevute nel caso in cui il soggetto non comunichi al cedente / prestatore la PEC ovvero un codice destinatario con cui ricevere le fatture elettroniche”.

I contribuenti forfetari e minimi che hanno optato per la fatturazione elettronica devono preoccuparsi di aver acquistato un software che preveda anche la conservazione digitale dei documenti. (non tutti i software la prevedono, il nostro di Fatturazione 24 lo prevede).

Coloro in quali non hanno scelto la fatturazione elettronica, avendo la facoltà di farlo perchè in regime agevolato, ma ricevono elettronicamente fatture, devono obbligatoriamente completare il processo di fatturazione elettronica seguendo le nuove regole, includendo quindi anche la conservazione sostitutiva.

Qualora il minimo o il forfettario non comunica al fornitore nessun indirizzo pec, il ciclo di fatturazione si esaurisce con la stampa del cartaceo.

Se invece questi comunica l’indirizzo pec, che rappresenta un indirizzo telematico, e quindi riceve nella sua posta anche solo una fattura in formato elettronico sarà obbligato alla conservazione sostitutiva al pari di chi è invece obbligato.

Ricordiamo che i minimi e i forfettari che optano per la fatturazione elettronica hanno un’agevolazione importante in termini di controllo fiscale da parte dell’agenzia.

Solitamente l’agenzia delle entrate può controllare tali contribuenti per 5 anni, ma se si aderisce alla fatturazione elettronica c’è uno sconto agli anni soggetti al controllo. L’agenzia delle entrate potrà quindi controllarli solo ed esclusivamente per 3 anni.

Fatturazione da contribuenti ad iva verso consumatori finali

I titolari di partita IVA che si trovano in regime IVA devono comunque fatturare elettronicamente anche a coloro i quali sono consumatori finali ovvero non titolari di partita IVA.

In caso di fatturazione al consumatore finale, il soggetto IVA ha comunque l’obbligo di fornire copia cartacea o in pdf del documento, ad eccezione che l’acquirente rinunci espressamente.