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Fatturazione Elettronica – la guida definitiva

Da qualche anno, la fatturazione elettronica è realtà per tutti i titolari di partita iva (o quasi). L’obbligo della fatturazione elettronica, introdotto con la legge di bilancio del 2018 ed entrato in vigore a partire dal 1° gennaio 2019, è dunque una situazione consolidata nei rapporti tra professionisti e imprese, ma anche nei confronti dei consumatori finali. Inoltre, a partire dal prossimo luglio, anche chi aderisce al regime forfettario si scontrerà definitivamente di fronte a questa novità. Tutte le regole per la predisposizione, la trasmissione, la ricezione e la successiva conservazione delle fatture elettroniche possono essere ritrovate nel provvedimento n. 89757 del 30/4/2018 dell’Agenzia dell’Entrate.

Sommario

Le differenze con la fatturazione tradizionale

I vantaggi della fatturazione elettronica

Chi sono i soggetti interessati

Cos'è e come si emette una fattura elettronica?

Come si compila una fattura elettronica

Come si inviano le fatture elettroniche

Cosa fa il sistema d'interscambio quando riceve una fattura

Quali controlli esegue lo SDI sulla fattura elettronica

Fattura elettronica non corretta: la ricevuta di scarto

Come si riceve una fattura elettronica dal sistema d'interscambio

COME DEVONO ESSERE CONSERVATE LE FATTURE ELETTRONICHE

Fatturazione elettronica - le specifiche 2021

Le nuove specifiche 2021

Nuovi codici "tipo documento"

Nuovi codici "natura operazione"

Fatturazione elettroniche per minimi e forfettari

Conviene aderire alla fatturazione elettroniche anche per i forfettari che fatturano meno di 25 mila euro?

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Tuttavia, come spesso siamo soliti fare, proponiamo una guida comprensibile aggiornata anche per i non addetti ai lavori per portare a conoscenza questa “rivoluzione” che ha investito prima il mondo delle partite IVA in regime tradizionale e nel prossimo futuro anche i piccoli contribuenti forfettari che rappresentano comunque una fetta importantissima del tessuto economico italiano.

Le differenze con la fatturazione tradizionale

I motivi dell’introduzione della fatturazione elettronica sono svariati:  la completa digitalizzazione di tutti i processi economici, l’abbandono definitivo della carta, il controllo massiccio delle operazioni e la continua lotta all’evasione. Ma quali sono le principali differenze tra una fattura elettronica e la classica fattura cartacea o, da ultimo, in formato PDF che eravamo soliti ricevere?

La Fattura Elettronica si differenzia dalla classica fattura cartacea per due aspetti principali:

Ricordiamo che la Fattura Elettronica non è la semplice fattura fatta al computer attraverso Word o Excel e convertita in PDF, ma si tratta di una fattura che ha delle caratteristiche tecniche diverse. Il formato in cui verrà creata la fattura è il formato XML (eXtensible Markup Language) e successivamente questo file dovrà essere firmato con firma digitale.

Le fatture emesse in maniera cartacea non saranno più considerate valide ai fini fiscali.

I vantaggi della fatturazione elettronica

Dato il forte impatto che ha avuto e che avrà su tutta l’economia nazionale, è bene dedicare  uno spazio in questa guida sui reali vantaggi del passaggio alla Fatturazione Elettronica.

Per prima cosa, si andrà a ridurre drasticamente il consumo di carta, risparmiando i costi di stampa, spedizione e conservazione di documenti.

Attraverso l’utilizzo del formato XML, poi, è possibile procedere ad una velocizzazione del processo di contabilizzazione dei dati presenti in fattura. Tutti i documenti hanno data certa, così come si ha sicurezza dell’emissione e della consegna poiché tutte le fatture sono trasmesse e inoltrate al sistema d’interscambio dell’Agenzia dell’Entrate.

Per ultimo, non per importanza, l’utilizzo della fatturazione elettronica porterà i termini di accertamento fiscale da 5 a 3 anni per tutti i titolari di partita iva che emettono e ricevono solo fatture e che ricevono ed effettuano pagamenti attraverso mezzi tracciabili.

Chi sono i soggetti interessati

L’obbligo della fatturazione elettronica dal 1° gennaio 2019 è stato introdotto per tutti gli operatori economici: commercianti, artigiani e lavoratori autonomi. Come sempre, però, ci sono state delle eccezioni e si riferiscono, in particolare, ai soggetti che aderiscono al regime dei minimi, al regime forfettario.

Tale esenzione però è durerà solo qualche anno. A partire dal 1° luglio 2022 anche chi aderisce al regime forfettario e al residuale regime dei minimi sarà obbligato a fatturare elettronicamente.

Gli unici soggetti che rimarranno esonerati da tale cambiamento saranno coloro che hanno avuto un ammontare di ricavi e/o compensi inferiori a 25 mila euro nel 2021.

In tutti i casi, però, questi soggetti non sono esonerati del tutto dalla fatturazione elettronica, in quanto rimangono sempre obbligati  nei confronti della PA e devono comunque custodire le proprie fatture d’acquisto ricevute in formato elettronico attraverso la conservazione digitale.

Inoltre, nonostante dal punto di vista attivo sono esonerati, potranno  scegliere di avvalersi comunque della fatturazione elettronica spontaneamente.

In un contesto in cui tutti gli operatori economici fatturano in maniera elettronica sarebbe inopportuno non cogliere la palla al balzo. Capiterà sicuramente che diversi clienti dei forfettari, ricevendo la stragrande maggioranza fatture elettroniche, ne richiedano espressamente l’emissione agli stessi.

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Cos’è e come si emette una fattura elettronica?

Vediamo quali sono le specifiche caratteristiche di una fattura elettronica.

La fattura elettronica non è nient’altro che un file in formato XML che deve essere sottoscritto con firma digitale e deve contenere oltre ai classici dati:

Per emettere una fattura elettronica è necessario disporre di un PC, uno smartphone o un tablet connesso ad internet. La fattura, poi, per essere trasmessa in XML dovrà necessariamente essere redatta attraverso un software. I contribuenti per emettere una fattura elettronica potranno decidere di utilizzare le soluzioni messe a disposizione direttamente dall’Agenzia dell’Entrate oppure optare per un software disponibile sul mercato.

Come si compila una fattura elettronica

Come abbiamo detto in precedenza, per emettere una fattura elettronica è necessario un pc, un tablet o uno smartphone in grado di connettersi ad internet e un programma che consenta la compilazione della fattura in formato XML. Durante la compilazione della fattura, però, i dati da inserire non saranno per nulla diversi rispetto a quelli tradizionali. Infatti, durante la compilazione del file sarà sempre necessario inserire nella fattura:

Ciò che si aggiungerà ai soliti dati sarà solamente il codice destinatario/indirizzo PEC del cliente al quale il sistema d’interscambio dell’Agenzia dell’Entrate invierà il file xml.

Durante la fase di compilazione della fattura, per permettere al sistema d’interscambio di recapitare correttamente la fattura elettronica al cliente, è necessario che il fornitore inserisca il codice destinatario (codice di 7 cifre alfanumerico che avrà comunicato il cliente al fornitore e rappresenta l’indirizzo telematico dove recapitare le fatture) del proprio cliente, oppure, nel caso in cui non ne sia in possesso, l’indirizzo PEC che quest’ultimo comunicherà.

Nell’ipotesi comunque che il cliente sia un consumatore finale, il fornitore del prodotto/servizio procederà all’invio della fattura elettronica al sistema d’interscambio senza indicare alcun indirizzo PEC e compilerà il  campo codice destinatario con il valore “0000000”.  In questo modo la fattura sarà  completa e pronta per essere emessa.

Come si inviano le fatture elettroniche

Le fatture elettroniche vanno sempre inviate ai propri clienti attraverso lo SDI (Sistema di Interscambio), altrimenti sono considerate non emesse.  Questa affermazione significa che qualunque fattura inviata ai propri clienti, che non passi per il sistema d’interscambio, non avrà nessuna rilevanza a livello fiscale e il fornitore non potrà vantare il credito nei confronti del proprio cliente.

Le uniche copie della fattura che potranno essere consegnate ai clienti, senza che passino prima dal sistema d’interscambio, sono solo delle copie di cortesia.

Ricordiamo che per inviare correttamente una fattura elettronica ai propri clienti è indispensabile che al suo interno sia riportato l’indirizzo telematico che il cliente ha comunicato al fornitore (codice destinatario piuttosto che l’indirizzo PEC).

Nel caso in cui il cliente non comunichi alcun indirizzo telematico oppure è un consumatore finale ovvero un operatore in regime dei minimi o forfettario, sarà sufficiente compilare solo il campo “Codice Destinatario” con il valore “0000000”, ma il fornitore dovrà rilasciare al suo cliente una copia su carta (o inviarla per email) della fattura inviata allo SDI comunicandogli  che potrà consultare e scaricare l’originale della fattura elettronica nella sua area riservata del sito internet dell’Agenzia delle Entrate, alla quale è possibile accedere attraverso le credenziali SPID.

Cosa fa il sistema d’interscambio quando riceve una fattura

Come anticipato, le fatture elettroniche vanno sempre inviate ai propri clienti attraverso lo SDI (Sistema di Interscambio), altrimenti sono considerate non emesse.

Una volta che il file della fattura elettronica è stato trasmesso allo SDI, quest’ultimo esegue alcuni controlli e, se tali controlli sono superati, trasmette il file all’indirizzo telematico presente nella fattura. I tempi in cui lo SDI effettua le operazioni di controllo e consegna della fattura possono variare da pochi minuti ad un massimo di 5 giorni, nel caso in cui è molto elevato il numero di fatture che stanno pervenendo allo SDI in quel momento.

Quali controlli esegue lo SDI sulla fattura elettronica

Il sistema d’interscambio, come detto nel precedente paragrafo, verifica che siano presenti almeno le informazioni minime obbligatorie previste per legge (art. 21 ovvero 21-bis del Dpr n. 633/1972), cioè – in generale – gli estremi identificativi del fornitore e del cliente, il numero e la data della fattura, la descrizione della natura, quantità e qualità del bene ceduto o del servizio prestato, l’imponibile, l’aliquota e l’IVA.

Inoltre, il sistema d’interscambio sottopone a verifica:

Se la fattura elettronica invece è mancante di qualche dato che succede? Lo SDI la rigetta ed invia la ricevuta di scarto direttamente al fornitore.

Fattura elettronica non corretta: la ricevuta di scarto

Se uno o più dei controlli sopra descritti non va a buon fine, lo SDI “scarta” automaticamente la fattura elettronica e invia al fornitore o al soggetto emittente una ricevuta di scarto dove sarà presente anche il codice errore e il motivo per il quale la fattura è stata scartata.

Oltre alla ricevuta di scarto, potremmo trovarci di fronte ad altri tipi di ricevute: la ricevuta di avvenuta consegna o la ricevuta di mancata ricezione. Se vuoi saperne di più ecco il contenuto che gli abbiamo dedicato: fatturazione elettronica la notifica di ricezione.

Come si riceve una fattura elettronica dal sistema d’interscambio

Una volta ricevuta la fattura dal fornitore, ovviamente, in caso di esito positivo, il sistema d’interscambio consegna la fattura elettronica direttamente all’indirizzo comunicato dal cliente.

Per essere sicuri di ricevere correttamente la fattura, quindi, è necessario comunicare prima dell’emissione il proprio codice destinatario (che si riceverà dalla propria software house), oppure il proprio indirizzo di posta elettronica certificata, oltre alla comunicazione corretta dei propri dati fiscali per la fatturazione.

Per ricevere le fatture elettroniche i titolari di partita IVA dovranno:

Al fine di rendere più rapido e sicuro il processo di ricezione della fattura, tutti gli operatori potranno comunicare preventivamente il proprio codice destinatario allo SDI accedendo alla propria area riservata sul sito dell’Agenzia dell’Entrate attraverso le proprie credenziali fisconlineIn questo modo non sarà più necessario comunicare ad ogni fornitore il proprio codice destinatario o la pec, in quanto lo SDI saprà già dove recapitare tutte le fatture elettroniche.

COME DEVONO ESSERE CONSERVATE LE FATTURE ELETTRONICHE

Seguendo le attuali disposizioni dell’art. 39 del Dpr n. 633/1972 sia chi emette sia chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente.

La conservazione elettronica, tuttavia, non è la semplice memorizzazione su PC del file della fattura in xml o in altri formati, ma si tratta di un processo regolamentato dal CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale.

Con il processo di conservazione elettronica a norma, si avrà la certezza di non smarrire le fatture e riuscire a recuperarle in qualsiasi momento in formato originale. La conservazione a norma di legge delle fatture solitamente viene offerto da enti certificati. Tuttavia, così come per l’emissione e l’invio delle fatture, anche l’Agenzia dell’Entrate ha messo a disposizione un servizio di conservazione di tutte le fatture tramite lo SDI. Ecco una guida su come aderirvi: conservazione e consultazione delle fatture elettroniche.

Fatturazione elettronica – le specifiche 2021

A partire dal 2021 ci sono state delle novità riguardanti la modifica del tracciato XML che ha riportato nuovi codici natura e nuovi codici a seconda del tipo di documento.

L’ obiettivo del fisco è quello di ottenere nel prossimo futuro una dichiarazione IVA precompilata sulla falsa riga di quanto già accade con il modello 730 e il Modello Unico precompilato presenti ogni anno sul cassetto fiscale di ogni contribuente.

Il nuovo tracciato, con qualche ritardo, è stata introdotto come obbligatorio dal primo gennaio 2021.

Le nuove specifiche 2021

Come detto, le nuove specifiche riguardano l’aggiunta dei codici “tipo documento” e ” natura operazione” che andranno a descrivere in maniera più precisa ciascun documento redatto e ricevuto.

Nuovi codici “tipo documento”

Nuovi codici “natura operazione”

Fatturazione elettroniche per minimi e forfettari

Come già abbiamo detto nella parte iniziale del contenuto, coloro che aderiscono al regime forfettario oppure al residuale regime dei minimi saranno esonerati dall’obbligo di fatturazione elettronica fino al primo luglio 2022.

A partire da quella data i minimi e i forfettari, che avranno fatturato nel 2021 meno di 25 mila euro, quindi, saranno gli unici contribuenti che potranno emettere ancora le tradizionali fatture di carta.

Tale esclusione però comporta senza dubbio complicazioni nei rapporti tra fornitori e clienti. Non esiste alcun tipo di agevolazione reale per chi fattura poco. Dal 1° Luglio 2022, a nostro avviso, si complicherà anche la semplice ricezione di una fattura.

Chi dovesse ricevere una fattura di carta dovrà chiedere al proprio fornitore qual è stato il suo fatturato l’anno precedente (nulla di male ma non certo simpatico per il fornitore). E inoltre, se chi emette un documento cartaceo quando non potrebbe, emetterebbe una fattura non fiscalmente valida alla fine della deduzione del costo del proprio cliente.

Ricordiamo, inoltre, che, nel caso di fatturazione alla PA, anche per i minimi e i forfettari vige l’obbligo di fatturazione elettronica.

Conviene aderire alla fatturazione elettroniche anche per i forfettari che fatturano meno di 25 mila euro?

Prima di parlare di una questione di pura convenienza, è bene dire che in una situazione nella quale il contribuente in regime agevolato (minimo o forfettario che sia) lavori per un proprio cliente in regime tradizionale, il quale riceve solo fatture elettroniche, siamo quasi sicuri che chiederà anche ai propri fornitori forfettari o minimi di emettere fatture di tipo elettronico, specialmente se si tratta di grosse aziende. Ricordiamo, inoltre, che la fatturazione elettronica è obbligatoria anche per i minimi e i forfettari che effettuano attività nei confronti della PA. Per ultimo, in un futuro non lontano (gennaio 2024), il passo successivo sarà quello di estendere l’obbligo a tutti.

In una situazione del genere, quindi, perché non attrezzarsi già da subito?

Concludendo, valutando puramente il fattore convenienza, possiamo dire che il primo vantaggio tangibile di un forfettario o un minimo che aderisce alla fatturazione elettronica è l’addio alla noiosa questione dell’applicazione della marca da bollo in fattura.

Nelle fatture elettroniche sarà materialmente impossibile applicare i bolli acquistati dal tabaccaio. La marca da bollo dovrà essere assolta in maniera virtuale e dovrà quindi procedere ad un versamento cumulativo tramite F24. Solitamente le scadenze per il pagamento sono di tipo trimestrale ma possono subire delle modifiche. Abbiamo scritto un contenuto a proposito: come pagare i bolli sulle fatture elettroniche.

In secondo luogo, possiamo dire che i vantaggi dell’adesione alla fatturazione elettronica per i forfettari sono gli stessi che abbiamo analizzato in precedenza ovvero: riduzione della carta, risparmio dei costi di stampa spedizione e conservazione dei documenti, oltre che ad una velocizzazione del processo proprio di emissione di una fattura. Infine, ricordiamo che anche per i forfettari che aderiranno alla fatturazione elettronica i termini di accertamento fiscale verranno ridotti da 5 a 3 anni.

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Autore: Michele (Partitaiva24.it)
Pubblicato il: 21/01/2021
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