Fatturazione Elettronica – la guida definitiva

Da ormai due anni, la fatturazione elettronica è diventata realtà per tutti i titolari di partita iva (o quasi). L’obbligo della fatturazione elettronica, introdotto con la legge di bilancio del 2018 ed entrato in vigore a partire dal 1° gennaio 2019, è dunque una situazione consolidata nei rapporti tra professionisti e imprese, ma anche nei confronti dei consumatori finali.

Tutte le regole per la predisposizione, la trasmissione, la ricezione e la successiva conservazione delle fatture elettroniche possono essere ritrovate nel provvedimento n. 89757 del 30/4/2018 dell’Agenzia dell’Entrate. Tuttavia, come spesso siamo soliti fare, proponiamo una guida comprensibile aggiornata anche per i non addetti ai lavori per portare a conoscenza questa “rivoluzione” che ha investito il mondo delle partite IVA.

LE DIFFERENZE CON LA FATTURAZIONE TRADIZIONALE

I motivi dell’introduzione della fatturazione elettronica sono svariati:  la completa digitalizzazione di tutti i processi economici, l’abbandono definitivo della carta, il controllo massiccio delle operazioni e la continua lotta all’evasione. Ma quali sono le principali differenze tra una fattura elettronica e la classica fattura cartacea o, da ultimo, in formato PDF che eravamo soliti ricevere?

La Fattura Elettronica si differenzia dalla classica fattura cartacea per due aspetti principali:

1. per redarla ed inviarla è necessario utilizzare un PC, uno smartphone o un tablet connessi ad internet;
2. deve necessariamente essere trasmessa al cliente attraverso il Sistema d’Interscambio (SDI)

Ricordiamo che la Fattura Elettronica non è la semplice fattura fatta al computer attraverso Word o Excel e convertita in PDF, ma si tratta di una fattura che ha delle caratteristiche tecniche diverse. Il formato in cui verrà creata la fattura è il formato XML (eXtensible Markup Language) e successivamente questo file dovrà essere firmato con firma digitale.

Le fatture emesse in maniera cartacea non saranno più considerate.

I VANTAGGI DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA

Dato il forte impatto che ha avuto su tutta l’economia nazionale, è bene dedicare  uno spazio in questa guida sui reali vantaggi del passaggio alla Fatturazione Elettronica.

Per prima cosa, si andrà a ridurre drasticamente il consumo di carta, risparmiando i costi di stampa, spedizione e conservazione di documenti.

Attraverso l’utilizzo del formato XML, poi, è possibile procedere ad una velocizzazione del processo di contabilizzazione dei dati presenti in fattura. Tutti i documenti hanno data certa, così come si ha sicurezza dell’emissione e della consegna poiché tutte le fatture sono trasmesse e inoltrate al sistema d’interscambio dell’Agenzia dell’Entrate.

Per ultimo, non per importanza, l’utilizzo della fatturazione elettronica porterà i termini di accertamento fiscale da 5 a 3 anni per tutti i titolari di partita iva che emettono e ricevono solo fatture e che ricevono ed effettuano pagamenti attraverso mezzi tracciabili.

CHI SONO I SOGGETTI INTERESSATI

L’obbligo della fatturazione elettronica dal 1° gennaio è stato introdotto per tutti gli operatori economici: commercianti, artigiani e lavoratori autonomi. Come sempre, però, ci sono delle eccezioni e si riferiscono, in particolare, ai soggetti che aderiscono al regime dei minimi, al regime forfettario e ai piccoli agricoltori.

In tutti i casi, però, questi soggetti non sono esonerati del tutto dalla fatturazione elettronica, in quanto rimangono sempre obbligati  nei confronti della PA e devono comunque custodire le proprie fatture d’acquisto ricevute in formato elettronico attraverso la conservazione digitale.

Inoltre, nonostante dal punto di vista attivo sono esonerati, potranno  scegliere di avvalersi comunque della fatturazione elettronica spontaneamente.

In un contesto in cui tutti gli operatori economici fatturano in maniera elettronica sarebbe inopportuno non cogliere la palla al balzo. Capiterà sicuramente che diversi clienti dei forfettari, ricevendo la stragrande maggioranza fatture elettroniche, ne richiedano espressamente l’emissione agli stessi.

COS’È E COME SI EMETTE UNA FATTURA ELETTRONICA

Vediamo quali sono le specifiche caratteristiche di una fattura elettronica.

La fattura elettronica non è nient’altro che un file in formato XML che deve essere sottoscritto con firma digitale e deve contenere oltre ai classici dati:

•  il codice univoco ufficio, nel caso di fatturazione alla PA;
•  il codice destinatario o la PEC per recapitare direttamente al cliente la fattura, nel caso fatturazione a soggetti privati.

Per emettere una fattura elettronica è necessario disporre di un PC, uno smartphone o un tablet connesso ad internet. La fattura, poi, per essere trasmessa in XML dovrà necessariamente essere redatta attraverso un software. I contribuenti per emettere una fattura elettronica potranno decidere di utilizzare le soluzioni messe a disposizione direttamente dall’Agenzia dell’Entrate oppure optare per un software disponibile sul mercato.

COME SI COMPILA UNA FATTURA ELETTRONICA

Come abbiamo detto in precedenza, per emettere una fattura elettronica è necessario un pc, un tablet o uno smartphone in grado di connettersi ad internet e un programma che consenta la compilazione della fattura in formato XML. Durante la compilazione della fattura, però, i dati da inserire non saranno per nulla diversi rispetto a quelli tradizionali. Infatti, durante la compilazione del file sarà sempre necessario inserire nella fattura:

• i propri dati fiscali;
• i dati fiscali del cliente;
• le informazioni relative al costo del prodotto/servizio venduto/erogato.

Ciò che si aggiungerà ai soliti dati sarà solamente il codice destinatario/indirizzo PEC del cliente al quale il sistema d’interscambio dell’Agenzia dell’Entrate invierà il file xml.

Durante la fase di compilazione della fattura, per permettere al sistema d’interscambio di recapitare correttamente la fattura elettronica al cliente, è necessario che il fornitore inserisca il codice destinatario (codice di 7 cifre alfanumerico che avrà comunicato il cliente al fornitore e rappresenta l’indirizzo telematico dove recapitare le fatture) del proprio cliente, oppure, nel caso in cui non ne sia in possesso, l’indirizzo PEC che quest’ultimo comunicherà.

Nell’ipotesi comunque che il cliente sia un consumatore finale, il fornitore del prodotto/servizio procederà all’invio della fattura elettronica al sistema d’interscambio senza indicare alcun indirizzo PEC e compilerà il  campo codice destinatario con il valore “0000000”.  In questo modo la fattura sarà  completa e pronta per essere emessa.

COME SI INVIANO LE FATTURE ELETTRONICHE

Le fatture elettroniche vanno sempre inviate ai propri clienti attraverso lo SDI (Sistema di Interscambio), altrimenti sono considerate non emesse.  Questa affermazione significa che qualunque fattura inviata ai propri clienti, che non passi per il sistema d’interscambio, non avrà nessuna rilevanza a livello fiscale e il fornitore non potrà vantare il credito nei confronti del proprio cliente.

Le uniche copie della fattura che potranno essere consegnate ai clienti, senza che passino prima dal sistema d’interscambio, sono solo delle copie di cortesia.

Ricordiamo che per inviare correttamente una fattura elettronica ai propri clienti è indispensabile che al suo interno sia riportato l’indirizzo telematico che il cliente ha comunicato al fornitore (codice destinatario piuttosto che l’indirizzo PEC).

Nel caso in cui il cliente non comunichi alcun indirizzo telematico oppure è un consumatore finale ovvero un operatore in regime dei minimi o forfettario, sarà sufficiente compilare solo il campo “Codice Destinatario” con il valore “0000000”, ma il fornitore dovrà rilasciare al suo cliente una copia su carta (o inviarla per email) della fattura inviata allo SDI comunicandogli  che potrà consultare e scaricare l’originale della fattura elettronica nella sua area riservata del sito internet dell’Agenzia delle Entrate, alla quale è possibile accedere attraverso le credenziali Fisconline.

COSA FA IL SISTEMA D’INTERSCAMBIO QUANDO RICEVE UNA FATTURA

Come anticipato, le fatture elettroniche vanno sempre inviate ai propri clienti attraverso lo SDI (Sistema di Interscambio), altrimenti sono considerate non emesse.

Una volta che il file della fattura elettronica è stato trasmesso allo SDI, quest’ultimo esegue alcuni controlli e, se tali controlli sono superati, trasmette il file all’indirizzo telematico presente nella fattura. I tempi in cui lo SDI effettua le operazioni di controllo e consegna della fattura possono variare da pochi minuti ad un massimo di 5 giorni, nel caso in cui è molto elevato il numero di fatture che stanno pervenendo allo SDI in quel momento.

QUALI CONTROLLI ESEGUE LO SDI SULLA FATTURA ELETTRONICA

Il sistema d’interscambio, come detto nel precedente paragrafo, verifica che siano presenti almeno le informazioni minime obbligatorie previste per legge (art. 21 ovvero 21-bis del Dpr n. 633/1972), cioè – in generale – gli estremi identificativi del fornitore e del cliente, il numero e la data della fattura, la descrizione della natura, quantità e qualità del bene ceduto o del servizio prestato, l’imponibile, l’aliquota e l’IVA.

Inoltre, il sistema d’interscambio sottopone a verifica:

• l’esistenza dei valori della partita IVA del fornitore (cedente/prestatore) e della partita IVA oppure del codice fiscale del cliente (cessionario/committente), cioè devono essere presenti in Anagrafe Tributaria;
• l’inserimento in fattura dell’indirizzo telematico dove recapitare il file, ovvero che sia almeno compilato il campo «Codice Destinatario»;
• la coerenza tra i valori dell’imponibile, dell’aliquota e dell’IVA.

Se la fattura elettronica invece è mancante di qualche dato che succede? Lo SDI la rigetta ed invia la ricevuta di scarto direttamente al fornitore.

FATTURA ELETTRONICA NON CORRETTA: LA RICEVUTA DI SCARTO

Se uno o più dei controlli sopra descritti non va a buon fine, lo SDI “scarta” automaticamente la fattura elettronica e invia al fornitore o al soggetto emittente una ricevuta di scarto dove sarà presente anche il codice errore e il motivo per il quale la fattura è stata scartata.

COME SI RICEVE UNA FATTURA ELETTRONICA DAL SISTEMA D’INTERSCAMBIO

Una volta ricevuta la fattura dal fornitore, ovviamente, in caso di esito positivo, il sistema d’interscambio consegna la fattura elettronica direttamente all’indirizzo comunicato dal cliente.

Per essere sicuri di ricevere correttamente la fattura, quindi, è necessario comunicare prima dell’emissione il proprio codice destinatario (che si riceverà dalla propria software house), oppure il proprio indirizzo di posta elettronica certificata, oltre alla comunicazione corretta dei propri dati fiscali per la fatturazione.

Per ricevere le fatture elettroniche i titolari di partita IVA dovranno:

• acquistare un proprio software di fatturazione (in questo caso la software house darà il codice destinatario da girare ai fornitori);
• acquistare un indirizzo PEC e comunicarlo ai fornitori;
• controllare la propria area riservata sul sito dell’Agenzia dell’Entrate periodicamente per recuperare le fatture ricevute.

Al fine di rendere più rapido e sicuro il processo di ricezione della fattura, tutti gli operatori potranno comunicare preventivamente il proprio codice destinatario allo SDI accedendo alla propria area riservata sul sito dell’Agenzia dell’Entrate attraverso le proprie credenziali fisconline. In questo modo non sarà più necessario comunicare ad ogni fornitore il proprio codice destinatario o la pec, in quanto lo SDI saprà già dove recapitare tutte le fatture elettroniche.

COME DEVONO ESSERE CONSERVATE LE FATTURE ELETTRONICHE

Seguendo le attuali disposizioni dell’art. 39 del Dpr n. 633/1972 sia chi emette sia chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente.

La conservazione elettronica, tuttavia, non è la semplice memorizzazione su PC del file della fattura in xml o in altri formati, ma si tratta di un processo regolamentato dal CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale.

Con il processo di conservazione elettronica a norma, si avrà la certezza di non smarrire le fatture e riuscire a recuperarle in qualsiasi momento in formato originale. La conservazione a norma di legge delle fatture solitamente viene offerto da enti certificati. Tuttavia, così come per l’emissione e l’invio delle fatture, anche l’Agenzia dell’Entrate ha messo a disposizione un servizio di conservazione di tutte le fatture tramite lo SDI.

FATTURAZIONE ELETTRONICA – LE NOVITÀ 2021

Le novità del 2021 riguardano nello specifico la modifica del tracciato XML che riporta nuovi codici natura e nuovi codici a seconda del tipo di documento.

Il nuovo obiettivo del fisco è quello di ottenere nel prossimo futuro una dichiarazione IVA precompilata sulla falsa riga di quanto già accade con il modello 730 e il Modello Unico precompilato presenti ogni anno sul cassetto fiscale di ogni contribuente.

Il nuovo tracciato, con qualche ritardo, è obbligatorio dal primo gennaio 2021.

LE NUOVE SPECIFICHE

Come detto, le nuove specifiche riguardano l’aggiunta dei codici “tipo documento” e ” natura operazione” che andranno a descrivere in maniera più precisa ciascun documento redatto e ricevuto.

Nuovi codici “tipo documento”

• TD01 Fattura
• TD24 Fattura differita di cui all’art. 21, comma 4, lett. a)
• TD25 Fattura differita di cui all’art. 21, comma 4, terzo Periodo, lett. b)
• TD02 Acconto/Anticipo su fattura
• TD03 Acconto/Anticipo su parcella
• TD04 Nota di Credito
• TD05 Nota di Debito
• TD06 Parcella
• TD16 Integrazione fattura reverse charge interno
• TD17 Integrazione/autofattura per acquisto servizi dall’estero
• TD18 Integrazione per acquisto di beni intracomunitari
• TD19 Integrazione/autofattura per acquisto di beni ex art. 17, c. 2, D.P.R. n. 633/1972
• TD20 Autofattura per regolarizzazione e integrazione delle fatture (art. 6, c. 8, D.Lgs. n. 471/1997 o art. 46, c. 5, D.L. n. 331/1993)
• TD21 Autofattura per splafonamento
• TD22 Estrazione beni da Deposito IVA
• TD23 Estrazione beni da Deposito IVA con versamento dell’IVA
• TD26 Cessione di beni ammortizzabili e per passaggi interni (ex art. 36 D.P.R. n. 633/1972)
• TD27 Fattura per autoconsumo o per cessioni gratuite senza rivalsa

Nuovi codici “natura operazione”

• N1 – operazioni escluse da IVA ex art. 15, D.P.R. n. 633/1972
• N2.1 non soggette ad IVA ai sensi degli articoli da 7 a 7- septies del D.P.R. n. 633/1972
• N2.2 non soggette – altri casi (es. regime forfettario)
• N3.1 non imponibili – esportazioni
• N3.2 non imponibili – cessioni intracomunitarie
• N3.3 non imponibili – cessioni verso San Marino
• N3.4 non imponibili – operazioni assimilate alle cessioni all’esportazione
• N3.5 non imponibili – a seguito di dichiarazioni d’intento
• N3.6 non imponibili – altre operazioni che non concorrono alla formazione del plafond
• N4 – operazioni esenti da IVA
• N5 – operazioni soggette al regime del margine / IVA non esposta in fattura
• N6.1 inversione contabile – cessione di rottami e altri materiali di recupero
• N6.2 inversione contabile – cessione di oro e argento puro
• N6.3 inversione contabile – subappalto nel settore edile
• N6.4 inversione contabile – cessione di fabbricati
• N6.5 inversione contabile – cessione di telefoni cellulari
• N6.6 inversione contabile – cessione di prodotti elettronici
• N6.7 inversione contabile – prestazioni comparto edile e settori connessi
• N6.8 inversione contabile – operazioni settore energetico
• N6.9 inversione contabile – altri casi
• N7 – IVA assolta in altro stato UE (vendite a distanza ex art. 40, commi 3 e 4, e art. 41, comma 1, lettera b, D.L. n. 331/1993; prestazione di servizi di telecomunicazioni, tele-radiodiffusione ed elettronici ex art. 7-sexies lettere f, g, D.P.R. n. 633/1972 e art. 74-sexies, D.P.R. n. 633/1972)

FATTURAZIONE ELETTRONICA PER MINIMI E FORFETTARI

Come già abbiamo detto nella parte iniziale del contenuto, coloro che aderiscono al regime forfettario oppure al residuale regime dei minimi saranno esonerati dall’obbligo di fatturazione elettronica. I minimi e i forfettari, quindi, saranno gli unici contribuenti che potranno emettere ancora le tradizionali fatture di carta. Tuttavia, se dal punto di vista attivo e quindi di vendita la normativa è chiara, le problematiche sorgono sul fronte acquisti e dunque delle fatture ricevute. Ricordiamo, inoltre, che, nel caso di fatturazione alla PA, anche per i minimi e i forfettari vige l’obbligo di fatturazione elettronica.

La domanda che però molto spesso ci pongono è: anche se sono minimo o forfettario posso aderire alla fatturazione elettronica?

La risposta è sì, anche i minimi e i forfettari possono emettere fatture elettroniche.

CONVIENE ADERIRE ALLA FATTURAZIONE ELETTRONICA PER I FORFETTARI?

Prima di parlare di una questione di pura convenienza, è bene dire che in una situazione nella quale il contribuente in regime agevolato (minimo o forfettario che sia) lavori per un proprio cliente in regime tradizionale, il quale riceve solo fatture elettroniche, siamo quasi sicuri che chiederà anche ai propri fornitori forfettari o minimi di emettere fatture di tipo elettronico, specialmente se si tratta di grosse aziende. Ricordiamo, inoltre, che la fatturazione elettronica è obbligatoria anche per i minimi e i forfettari che effettuano attività nei confronti della PA. Per ultimo, in un futuro non lontano, il passo successivo sarà quello di estendere l’obbligo anche a coloro che agiscono in regime agevolato.

In una situazione del genere, quindi, perché non attrezzarsi già da subito?

Concludendo, valutando puramente il fattore convenienza, possiamo dire che il primo vantaggio tangibile di un forfettario o un minimo che aderisce alla fatturazione elettronica è l’addio alla noiosa questione dell’applicazione della marca da bollo in fattura. Nelle fatture elettroniche sarà materialmente impossibile applicare i bolli acquistati dal tabaccaio. La marca da bollo dovrà essere assolta in maniera virtuale e dovrà quindi procedere ad un versamento cumulativo tramite F24. Solitamente le scadenze per il pagamento sono di tipo trimestrale ma possono subire delle modifiche. Abbiamo scritto un contenuto a proposito: come pagare i bolli sulle fatture elettroniche.

In secondo luogo, possiamo dire che i vantaggi dell’adesione alla fatturazione elettronica per i forfettari sono gli stessi che abbiamo analizzato in precedenza ovvero: riduzione della carta, risparmio dei costi di stampa spedizione e conservazione dei documenti, oltre che ad una velocizzazione del processo proprio di emissione di una fattura. Infine, ricordiamo che anche per i forfettari che aderiranno alla fatturazione elettronica i termini di accertamento fiscale verranno ridotti da 5 a 3 anni.